FAQ comptabilité

Initialisation

Comment accéder à la gestion complète de la compta ?

Il faut activer la gestion des comptes et attribuer les droits de gestion correspondant aux profils souhaités.

Comment initialiser le 1er exercice comptable ?

• Admin > Comptes > Gestion / Export
• Dans le formulaire Gestion de l'exercice comptable, il faut renseigner Date de début du nouvel exercice puis cliquer sur le bouton Ouvrir la saisie à cette date.

Comment initialiser la balance des comptes ?

Pour que le solde des comptes soit exact il faut initialiser la balance à la date d'activation de votre comptabilité

• Aller dans Comptes > Gestion-Export et initialiser la date de début d'exercice
• Voir la rubrique Comment créer des comptes d'export ?
• Tous vos intitulés de compte doivent avoir au moins un compte valide

Aller dans Club > Reporting et cliquer sur Liste des comptes, vous récupérez un fichier au format csv

• Ouvrez-le avec un tableur, nous vous conseillons OpenOffice. Ouvrer ce fichier et indiquer le type d'encodage UTF8 ainsi que le séparateur de données ';' (pensez à décocher Virgule)
• Vous indiquez le montant pour chacun des comptes et il faut passer la colonne Update à 1 sinon la ligne ne sera pas prise en compte
• Il n'est pas possible de créer des comptes, il ne faut pas en ajouter
• Sauvez votre fichier
• Allez dans Club > Imports > Initialisation des comptes et importez votre fichier

Autorisation de saisie des encaissements

Comment autoriser une personne à saisir des encaissements pour elle-même ?

Il faut rajouter à son profil le droit "Encaisser ses paiements" disponible dans la liste "Gestion des comptes" des droits des profils

Comment autoriser une personne à saisir des encaissements pour les autres ?

Il faut rajouter à son profil le droit "Saisir les encaissements pour les tiers" disponible dans la liste "Gestion des comptes" des droits des profils

Comment définir les types d'encaissements saisissable ?

Lorsque dans Comptes > Encaissements > Types d'encaissements, le drapeau "Accessible aux personnes autorisées à saisir pour tous" est coché cela signifie que seules les personnes disposant du droit "Saisir les encaissements pour les tiers" seront autorisées à saisir un encaissement de ce type sinon toutes les personnes disposant du droit "Encaisser ses paiements" ou "Saisir les encaissements pour les tiers" en auront la possibilité.

Comment facturer une cotisation ?

Toute facturation à un membre s'effectue par le menu Admin > Comptes > Saisir un flux

• Débiter le compte du membre
• Créditer le compte produit Cotisation
• Valider

Comment supprimer un transfert de compte à compte ?

Il n'est pas possible de supprimer un transfert de compte à compte si il a été fait par les utilisateurs.

Par contre il est possible d'annuler son "effet" en créant une écriture opposée.

Ce choix permet de garder une traçabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes de membres.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

Si le transfert a été fait par le module Saisir un flux alors la modification est possible tant que le process de validation n'a pas été effectué

Comment mettre à jour le tarif des aéronefs ?

• Aller sur la page Admin > Comptes > Tarification des heures > Actualisation des tarifs : cliquer sur Modifier un tarif.

Un tarif débute à partir d'une date, vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

Attention : si vous cliquez sur l'icône Edition (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de l'heure actuel mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger un vol à une date donnée.

• Chaque variable doit avoir une valeur pour la période d'exercice en cours (date définie dans Admin > Comptes > Gestion & Export) sinon il y aurait un "trou tarifaire" qui permettrait à des pilotes de voler gratuitement.

Les exports comptables

Quels sont les formats d'export supportés ?

Nous intégrons à la demande tout type de format d'export.

Actuellement nous avons créé des formats d'export pour des logiciels de comptabilité tels que EBP, Ciel ou Sage.

Les exports sont constitués des éléments demandés par le logiciel de comptabilité En cas, de différence de format, ne pas hésiter à nous contacter.

Le contenu de la colonne du libellé est contextuel, l'affichage dépend de la catégorie du compte:

• Catégorie club, charge, trésorerie, produit et taxe, c'est le nom du compte
• Catégorie membre, c'est le type de compte membre suivi du nom de l'utilisateur
• Catégorie aéronef, c'est le type de compte aéronef suivi de l'immatriculation
• Catégorie fournisseur, c'est le nom du fournisseur

Cependant il faut être vigilant sur le fait que ces logiciels peuvent faire évoluer leur format d'import et qu'il est préférable de faire des tests pour valider le format avant un export avec validation des écritures.

Caractères accentués dans les format d'exports

Les programmes d'imports sont souvent ancien et ils utilisent le format d'encodage CP850 (ciel, EBP)

Nos fichiers sont convertis à ce format donc si vous l'ouvrez avec une programme qui n'accepte pas cette encodage (Tel que Word ou Excel) alors les caractères ne s'afficheront pas correctement. Nous conseillons les logiciels OpenOffice ou Libre Office Lors de l'import dans votre logiciel de comptabilité les écritures doivent apparaitre correctement. La tendance des programmes plus récents est de gérer l'encodage, si ces caractères n'apparaissent pas correctement nous contacter

• Conseils: pour OpenOffice ou Libre Office choisir dans l'import de texte: Europe occidentale (DOS/OS2-850 international). Et pour ne pas avoir de conversion des colonnes chiffres, mettre pour les colonne ou il y a des nombres, le type de colonne Texte au lieu de Standard
• Pour le format d'export csv vous pouvez choisir directement l'encodage de sortie: pour Windows CP1252, pour Mac Mac Roman, pour Linux ISO-8859-15.
• Dans Admin/Configuration/Paramètres vous pouvez mettre une valeur par défaut qui sera utilisée dans tous les exports au format csv

Exporter le résultat des requêtes SQL du gestionnaire de rapport

Comment je peux exporter les informations que l'on visualise par les rapports (requêtes SQL). Le format XML enregistré n'est pas directement exploitable. Pourquoi ne pas disposer d'un format .csv ?

Les requêtes SQL fournissent un puisant outil pour accéder à vos données. Il est cependant utile de pouvoir récupérer les données pour une exploitation particulière. Le format csv dans ce contexte n'est pas approprié. OF affiche une page XHTML ce qui signifie un texte correctement formaté qui peut être récupéré par un simple copier collé. Le tableur Calc de Open Office ou Libre Office interprète correctement ce HTML et le formate en colonne conformément à la présentation de votre page. Il a cependant un paramétrage à faire pour que les textes soit correctement encodé (affichage des caractères accentués) et que les cellules numériques affichent le format correct

• Allez dans l'onglet Outils/Options/Chargement&Enegistrement/Compatibilité HTML (Tools/Options/Load&Save/HTML Compatibility)
• Cocher "Utiliser l'environnement linguistique Anglais (USA) pour les nombres", ("Use English (USA) locale numbers")
• Par la même occasion vous pouvez aussi changer le Jeu d'encodage (Character set) par Unicode (UTF-8)

Le programme interprète alors le point comme le séparateur décimal et vous avez directement le bon copier/coller Si vous avec choisi l'encodage UTF-8 les caractères accentués seront aussi correctement traduits (A rechanger si vous avez à faire des copier coller depuis des programmes à l'encodage CP1252 "Windows Microsoft")

A quoi servent les comptes d'export ?

Pour chaque compte, il faut préciser un compte d'export qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

Comment attribuer un code d'export comptable à un utilisateur ou pour les comptes aéronefs ?

• Aller dans Admin > Comptes > Membres > Comptes membres ou Admin > Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef
• Retrouver le compte souhaité
• Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation

Comment attribuer un code d'export comptable - Autre comptes ?

• Aller dans Comptes > Liste les comptes > Tous les comptes
• Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champs (javascript doit être activé sur l'ordinateur)

Comment attribuer un code d'export comptable - Méthode groupée ?

La modification par lot peut etre effectué depuis Admin > Configuration > Imports > Initialisation des comptes avec l'importation d'un fichier au format csv

Comment attribuer un code d'export comptable - Numérotation automatique ?

Dans Admin > Comptes > Membres > Gerer les comptes d'export mettez une formule

On peut utiliser les wildcards suivants :

- %MEMBER_NUM
- %LASTNAME
- %FIRSTNAME
- %ACCOUNT_TYPE
- %AUTO_INCREMENT
- %AUTHENTICATION_LOGIN

On peut utiliser les fonctions suivantes : - substr - strtolower - strtoupper

Exemples :

- 411+%LASTNAME vous créera un compte d'export 411dupont,411dupond,....
- 411+%MEMBER_NUM vous créera un compte d'export 411XXXXX,.... (l'intitulé XXXXXX est le champ Numéro de membre qui est inscrit sur la fiche personnelle de vos clients. A vous de vérifier l'unicité de cette valeurs)
- 411+%LASTNAME+substr(%FIRSTNAME,0,1) vous créera un compte d'export 411dupontf,411dupontt,....
- 411+%ACCOUNT_TYPEE vous créera un compte d'export 41100045,4110005,.... Le numéro ACCOUNT est interne à OF et il sera unique
- 411+%AUTO_INCRENENT vous créera un compte d'export : 41100001, 41100002,....,4110000x
- 01+%AUTHENTICATION_LOGIN vous créera un compte d'export : 01XXXX (où XXX correspond à l'identifiant du client)

Doit-on saisir les codes d'export avant de saisir des mouvements ?

C'est inutile ! Vous pouvez même modifier vos codes d'export à n'importe quel moment. Ces codes ne sont jamais utilisés dans l'application OpenFlyers. Ils sont utilisés uniquement pour générer le fichier d'export.

Comment est effectuée la répartition des journaux dans les exports comptables ?

Les codes des journaux ne sont pas paramétrables : voici ceux utilisés dans les exports comptables :

• les transactions liées aux vols sont dans un journal de vente VT,
• les règlements sont dans un journal de banque BQ,
• tous les autres mouvements sont dans un journal d'ordres divers OD

Comment exporter les écritures ?

Dans le bas de la page Admin > Comptes > Import/export vous avez soit

• le message

Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export :
Julien Julien (Pilote)

Dans ce cas le programme vous indique les comptes qui n'ont pas de compte d'export. Voir la rubrique A quoi servent les comptes d'export ?

• un formulaire qui vous permet de faire les exports

Choisissez le format d'export et cocher ou non la case "Marquer les écritures".

Attention : il faut prendre soin de réaliser un premier export sans "Marquer les écritures".

Le but est de vérifier que le format de l'export correspond bien au format souhaité par le logiciel où sont importées les données (lisible avec un traitement de texte).

De plus, il faut toujours, pour chaque export, faire la manipulation au moins une fois sans valider au cas où il y aurait une coupure internet lors de la réception du fichier.

Une fois marquées, les écritures exportées ne peuvent plus être modifiées!!!

Sélectionner la période d'exportation

Attention, ne soyez pas trop gourmand dans les dates d'export, selon la taille de votre club et les mois chargés (15 jours à 3 mois selon votre volume de vols). Si vous avez un fichier d'export dénommé index.php c'est que votre demande était trop forte.

Erreur HTTP 500 ou 504 lors d'un export

Si vous rencontrer une erreur de ce type cela veut dire que le fichier d'export à générer est trop gros.

La solution consiste à scinder l'export en plusieurs morceaux en modifiant les dates à prendre en compte.

Comment retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export ?

Dans le module de gestion des exports, vous pouvez avoir un message qui dit :

"La 1ère écriture NON VALIDEE date de 06/01/2008 00:00 et il y en a 408"

Cela veut dire qu'il y a au moins un vol, un paiement ou un transfert de compte qui date du 6 janvier 2008 qui n'a pas été validé.

Pour vérifier les vols restant à valider, il suffit d'aller dans Admin > Vols > Liste des vols puis "Valider les vols sélectionnés" pour chaque avion

Pour vérifier les paiements restant à valider, il suffit d'aller dans Admin > Comptes > Pointer et choisir chaque type de paiement.

Pour vérifier les transferts, il suffit d'aller dans Admin > Comptes > Valider les flux puis valider les transferts.

De plus, le nombre d'écritures non validées correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.

Enfin, OpenFlyers ne vous permettra d'exporter QUE la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il vous empêche d'exporter une période qui inclut cette écriture.

Comment revenir sur une écriture saisie ?

• Soit l'écriture n'est pas validée (elle apparaît en vert, gras, italique) : vous pouvez alors modifier ou supprimer l'écriture
• Soit l'écriture est validée (elle apparaît en noir, "droit") : dans ce cas, vous ne pouvez pas revenir sur cette écriture. Il s'agit d'un principe fondamental de traçabilité comptable. En effet, si vous pouviez faire "disparaître" une écriture validée, alors vos utilisateurs pourraient croire qu'ils ont "rêvé" en voyant une écriture un jour et en ne la voyant plus le lendemain. Par contre, vous pouvez toujours passer une contrepartie qui annule l'effet d'une écriture qui n'aurait pas due exister. Ainsi, les utilisateurs verront la première écriture et également la seconde.

Comment mettre en place des alertes par e-mail pour les soldes insuffisants ?

• Configuration > Paramétrage
• Formulaire Gestion des comptes
• Renseigner le champ Seuil de compte pour l'envoi d'email d'alerte :
• Renseigner le champ Fréquence de rappel pour l'envoi d'email d'alerte :
• Cliquer sur Valider

Alertes de configuration

Message d'erreur avec nombre de membres sans compte

ALERTE DE CONFIGURATION :
La gestion des comptes est activée mais il y a 3 membre(s) qui n'a (ont) pas de compte

Ce message survient si des membres non pas de compte de défini. Chaque utilisateur avec le statut membre et appartenant à un groupe doit avoir au moins un compte, sinon aucun mouvement ne sera autorisé pour cet utilisateur Allez dans la page Admin > Comptes > Membres et cliquer sur l'icône rouge

Si le nombre est négatif (- 3) cela signifie qu'il y a des membres avec des comptes alors qu'ils n'appartiennent à aucun groupe (Ceci a pu ce produire avant la correction d'un bug qui ne verrouillait pas cette situation) Aller dans Admin > Club > Utilisateurs repérez les membres dont le Groupe est vide et affectez lui un groupe

Si vous créer de "Faux" utilisateurs pour des besoins de gestion, il ne faut pas leur attribuer de Groupe. Ceci bloquera une éventuelle utilisation de ce compte pour une opération comptable

Vol sans écriture comptable

ALERTE DE CONFIGURATION :
Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol
01 01 2000 F-ABCD DUPONT Pierre 1:32

Ce message survient lorsqu'il y a un trou dans le paramétrage de la tarification des heures de vols : le vol saisi ne correspond à aucune des règles définies et par conséquent aucun mouvement comptable n'est créé (alors que le vol lui est bien créé).

Pour corriger ce problème, il faut regarder pour ce vol :

• Le type d'aéronef
• Les types de vols
• Le groupe auquel appartient le pilote

Et ensuite regarder dans les règles de tarification, la ou les règles qui devraient s'appliquer et détecter pourquoi dans le cas présent la où les règles ne s'appliquent.

Il faut notamment faire attention aux exclusions des types de vol qui peuvent avoir été attribuées aux règles de tarification.

Si ce vol a été validé, alors il faut le faire dé-valider par l'équipe OpenFlyers. Cette opération est soit incluse soit en sus de votre abonnement.