FAQ administrateur 2.0

Questions générales

Comment personnaliser la documentation utilisateur ?

Il suffit de suivre la FAQ indiquant comment imprimer la doc et, au lieu de l'imprimer avec son navigateur, effectuer une sauvegarde avec la commande "Enregistrer sous..." ou équivalente de son navigateur. Vous obtiendrez ainsi un fichier HTML que vous pourrez modifier à l'aide d'un logiciel d'édition comme Open Office.

Comment se connecter sur le support-forum ?

• Allez sur l'onglet "Support" du site openflyers
• Cliquez sur S'identifier
• Puis cliquez sur Pas encore enregistré ? - Cliquez ici pour vous enregistrer -
• Vous n'avez plus qu'à vous créer un profil utilisateur, à le soumettre
• Vous devez recevoir automatiquement un mail de confirmation avec un lien à suivre

Comment se connecter sur le BTS pour rapporter un bug ?

• Allez sur le BTS
• Cliquez sur "Ouvrir un nouveau compte"
• Remplissez les champs
• Vous devez recevoir automatiquement un mail de confirmation avec un lien à suivre

Affichage

Le logo du club prend toute la place sur la page d'accueil, comment corriger cela ?

Il suffit de diminuer la taille du logo avec un logiciel d'édition d'image comme "gimp". Une taille normale devrait être de l'ordre de 100 pixels par 100 pixels et faire un poids d'une vingtaine de kilo-octets.

Gestion des utilisateurs

Comment mettre à jour les cotisations des membres ?

• Aller sur la page Admin/Club/Paramétrage : sous le titre "Gestion des cotisations", modifier la date d'expiration de la cotisation (c'est cette date qui sera utilisée lors de la mise à jour des cotisations des membres)
• Aller sur la page Utilisateurs/Utilisateurs : cocher les membres à mettre à jour et cliquer sur "Mise à jour" au droit de la ligne "Prochaine échéance club : ......"

Remarque : Le fond de la cellule "Cotisation" est grisé avec la date en rouge si la cotisation n'est pas à jour.

Comment permettre aux utilisateurs de réserver au-delà de la fin de validité de leur cotisation ?

Plusieurs solutions possibles :

• Paramétrer OpenFlyers pour qu'il n'y ait qu'un message d'alerte ou ne pas gérer du tout les cotisations.
• Paramétrer OpenFlyers avec une date de fin de cotisation à x mois après l'échéance réelle afin de permettre à l'utilisateur de pouvoir disposer de tous les droits de son profil jusqu'à x mois après l'échéance réelle.
• Paramétrer OpenFlyers pour un accès restreint à un profil qui n'ait que le droit de réserver (profil à créer préalablement)

Certains utilisateurs apparaissent sur fond rouge, pourquoi ?

Les utlisateurs sur fond rouge, sont les utilisateurs pour lesquels le sexe, la nationalité ou la date de naissance ne sont pas renseignés.

Gestion des réservations

Peut-on limiter le nombre de réservations par pilotes ?

Oui :

• Aller sur la page Admin/Configuration/Paramétrage et dans la partie "Gestion des réservations" utilisez "Limitation du nombre de réservations"

Peut-on limiter dans le temps les réservations ?

Oui :

• Aller sur la page Admin/Configuration/Paramétrage et dans la partie "Gestion des réservations" utilisez "Limitation dans le temps des réservations"

Comment empêcher un membre de réserver si ses qualifications ne sont pas à jour ?

• Aller sur la page Admin/Configuration/Paramétrage et dans la partie "Gestion des licences/qualifications" utiliser "En mode "Restriction" pour les réservations"
• Définir les qualifications sur la page Admin/Utilisateurs/Qualifications
• Ensuite pour chaque type d'aéronef (via le menu Admin/Flotte/Type d'aéronef) définir les qualifications requises (loupe dans la colonne "Qualification")

Comptabilité / Finance

Autorisation de saisie des encaissements

Comment autoriser une personne à saisir des encaissements pour elle-même ?

Il faut rajouter à son profil le droit "Encaisser ses paiements" disponible dans la liste "Gestion des comptes" des droits des profils

Comment autoriser une personne à saisir des encaissements pour les autres ?

Il faut rajouter à son profil le droit "Saisir les encaissement pour les tiers" disponible dans la liste "Gestion des comptes" des droits des profils

Comment définir les types d'encaissements saisissable ?

Lorsque dans Comptes/Encaissements/Types d'encaissements, le drapeau "Accessible aux personnes autorisées à saisir pour tous" est coché cela signifie que seules les personnes disposant du droit "Saisir les encaissement pour les tiers" seront autorisées à saisir un encaissement de ce type sinon toutes les personnes disposant du droit "Encaisser ses paiements" ou "Saisir les encaissement pour les tiers" en auront la possibilité.

Comment facturer une cotisation ?

Toute facturation à un membre s'effectue par la page transfert de compte à compte du menu Admin/Comptes

• Débiter le compte du membre
• Créditer le compte divers cotisation
• Indiquer le montant
• Valider

Comment initialiser la balance des comptes ?

Pour que le solde des comptes soit exact il faut initialiser la balance à la date d'activation de votre comptabilité. Cette opération se fait en 2 temps :

• On exporte un fichier csv qui contient la structure et notamment les numéros des comptes depuis OpenFlyers
• On modifie ce fichier pour mettre à jour les soldes des comptes puis on le ré-injecte dans OpenFlyers

La procédure se décompose comme suit :

• Aller dans Comptes > Gestion-Export et initialiser la date de début d'exercice
• Voir la rubrique Comment créer des comptes d'export ?
• Tous vos intitulés de compte doivent avoir au moins un compte valide
• Aller dans Admin > Configuration > Reporting et cliquer sur Liste des comptes, vous récupérez un fichier au format csv. Le fichier est encodé selon le paramètre d'encodage défini dans la page Admin > Configuration > Paramétrage formulaire Reporting/Export.
  • Si vous avez sélectionné UTF-8 alors le fichier sera encodé en UTF-8. Attention : si par la suite vous éditez le fichier avec un logiciel qui n'accepte pas l'UTF-8 alors le fichier ne sera plus conforme au format d'encodage UTF-8 après enregistrement par ce logiciel. Pour ouvrir un fichier encodé en UTF-8 nous conseillons OpenOffice. A l'ouverture du fichier il y a une fenêtre de paramétrage. Il faut choisir le jeu de caractère UTF-8, séparateur Point virgule (décocher l'option par défaut Virgule) et dans les champs Débit et Crédit il faut mettre le type Texte (sinon, avec les paramètres par défaut, certains montants seront transformés en Date). Le fichier garde alors sa structure UTF-8 et à l'enregistrement ces paramètres seront conservés.
  • si vous avez choisi un autre encodage (CP-1252 pour Microsoft Windows), vous devez l'ouvrir avec un éditeur de texte qui reconnait votre encodage. Mais à l'enregistrement vous devrez définir l'encodage UTF-8 du fichier de sorti. OpenOffice permet de faire ce choix.
• Vous indiquez le montant pour chacun des comptes (attention au séparateur décimale des débits/crédits, c'est le point et non la virgule qui est reconnu) et il faut passer la colonne Update à 1 sinon la ligne ne sera pas prise en compte
• Il n'est pas possible de créer des comptes, il ne faut pas en ajouter
• Sauvez votre fichier
• Allez dans Admin > Configuration > Imports > Initialisation des comptes et importez votre fichier

A noter que lors de l'import, les seuls champs qui sont pris en compte par OpenFlyers sont n° de compte;;;;;compte d'export;débit;crédit;update;. De plus, les colonnes comptes d'export, débit et crédit, rattachés au compte dont le numéro correspond, sont mise à jour uniquement si la colonne update est à un.

Si vous rencontrez des problèmes d'encodage de caractères, pensez à regarder du coté de la FAQ.

Comment supprimer un transfert de compte à compte ?

Il n'est pas possible de supprimer un transfert de compte à compte.

Par contre il est possible d'annuler son "effet" en créant une écriture opposée.

Ce choix permet de garder une traçabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes de membres.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

Comment mettre à jour le tarif des avions ?

• Aller sur la page Admin/Comptes/Tarification des heures/Paramétrage des valeurs : cliquer sur "Ajouter une valeur" pour chaque variable.

Attention : si vous cliquez sur l'icône "Edition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous perdrez toute possibilité de corriger un vol à un tarif horaire différent du dernier tarif en vigueur.

• Chaque variable doit avoir une valeur pour la période d'exercice en cours sinon il y aurait un "trou tarifaire" où les pilotes voleraient gratuitement.

Les exports comptables

Quels sont les formats d'export supportés ?

Nous intégrons à la demande tout type de format d'export.

Actuellement nous avons créé des formats d'export pour des logiciels de comptabilité tels que EBP, Ciel ou Sage.

Cependant il faut être vigilant sur le fait que ces logiciels peuvent faire évoluer leur format d'import et qu'il est préférable de faire des tests pour valider le format avant un export avec validation des écritures.

En cas, de différence de format, ne pas hésiter à nous contacter.

Comment attribuer un code d'export comptable à un utilisateur ?

• Aller dans Comptes/Membres
• Retrouver l'utilisateur concerné
• Cliquer sur l'icone "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le code comptable pour l'exportation

Remarque : cette opération peut être effectuée de manière globale depuis Comptes/Membres/Types de comptes puis "Gérer massivement les comptes d'export pour les comptes membres"

Doit-on saisir les codes d'export avant de saisir des mouvements ?

C'est inutile ! Vous pouvez même modifier vos codes d'export à n'importe quel moment. Ces codes ne sont jamais utilisés dans l'application OpenFlyers. Ils sont utilisés uniquement pour générer le fichier d'export.

Comment est effectuée la répartition des journaux dans les exports comptables ?

Les codes des journaux ne sont pas paramétrables : voici ceux utilisés dans les exports comptables :

• les transactions liées aux vols sont dans un journal de vente VT,
• les règlements sont dans un journal de banque BQ,
• tous les autres mouvements sont dans un journal d'ordres divers OD

Comment réaliser le passage d'un exercice comptable à l'autre ?

Au préalable il est bon de dire qu'il n'y a pas urgence à faire la clôture. Le programme continue à fonctionner de la même façon, que la clôture soit faite ou pas. La différence est seulement sur la date de prise en compte des éléments. Le programme additionne ou soustrait tout les mouvements d'un compte qui sont postérieurs à la date de début d'exercice. Le fait de faire une clôture vous permettra toutefois de faire des opérations qui ne sont pas possible si des données sont dans l'exercice en cours (suppression d'un avion ou d'un compte par exemple).

Si vous avez un logiciel de comptabilité, la clôture OF doit être faite après la clôture de votre compta. il vous sera possible de vérifier que votre A nouveaux est identique dans OF en allant dans "Admin/Rapports/Voir les rapports" (nous avons mis la requête des A nouveaux disponible sur [Carry forwards]).

Jusqu'à la version 2.0 OF ne fait pas la comptabilité. Il faut donc transférer les données dans votre logiciel de comptabilité. L'export est prévu pour Ciel Compta, EBP et SAGE; si vous avez un autre logiciel, regardez s'il n'accepte pas un de ces formats ou alors utilisez le format .csv et formatez-le conformément à votre besoin.

A partir de la version 2.1 OF permet de saisir facilement toutes les écritures comptables usuelles (ventes, achats, paiements, encaissements). Par contre, il n'y a pour le moment rien de fait au niveau des amortissements et plus généralement du bilan. Mais cela peut très bien se faire à la main en passant les écritures adéquates.

Si vous n'avez pas de logiciel de compta, il faudra quand même faire l'export et l'archiver sur votre disque dur car les données dans OF ne seront plus modifiables une fois l'export effectué (leur visualisation reste toujours possible dans OF).

Pour clôturer un exercice il faut : - que toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validées, - que tous vos comptes aient un compte d'export, - que les écritures soient exportées.

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu Admin/Comptes/Import-export. Au début de la page vous allez avoir quelque chose comme cela :

La 1ère écriture date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11758
La 1ère écriture VALIDEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11648
La 1ère écriture NON VALIDEE date de 01/11/2008 18:15 et il y en a 110
La 1ère écriture EXPORTEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 6300
La 1ère écriture NON EXPORTEE date de 01/01/2008 01:00 et il y en a 5458
L'exercice comptable débute au 01/01/2008

Selon l'état de votre base vous pouvez clôturer ou non. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton "Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice". Pour un club qui a un exercice annuel les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Dans l'exemple ci-dessus, cela n'est pas possible car ils y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique [administrateur 2.0 Comment exporter les écritures]

Comment exporter les écritures ?

Dans le bas de la page Admin/Comptes/Import-export vous avez soit

• le message

Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export :
Julien Julien (Pilote)

Dans ce cas le programme vous indique les comptes qui n'ont pas de compte d'export. Voir la rubrique [administrateur 2.0 Comment créer des comptes d'export]

• un formulaire qui vous permet de faire les exports

Choisissez le format d'export et cocher ou non la case "Marquer les écritures".

Attention : il faut prendre soin de réaliser un premier export sans "Marquer les écritures".

Le but est de vérifier que le format de l'export correspond bien au format souhaité par le logiciel où sont importées les données (lisible avec un traitement de texte).

De plus, il faut toujours, pour chaque export, faire la manipulation au moins une fois sans valider au cas où il y aurait une coupure internet lors de la réception du fichier.

Une fois marquées, les écritures exportées ne peuvent plus l'être !!!

Sélectionner la période d'exportation

Attention, ne soyez pas trop gourmand dans les dates d'export, selon la taille de votre club et les mois chargés (15 jours à 3 mois selon votre volume de vols). Si vous avez un fichier d'export dénommé index.php c'est que votre demande était trop forte.

Comment retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export ?

Dans le module de gestion des exports, vous pouvez avoir un message qui dit :

"La 1ère écriture NON VALIDEE date de 06/01/2008 00:00 et il y en a 408"

Cela veut dire que soit un vol ou un paiement qui datent du 6 janvier 2008 n'a pas été validé.

Pour vérifier les vols restant à valider, il suffit d'aller dans VOLS/LISTE DES VOLS puis "valider les vols sélectionnés" pour chaque avion

Pour vérifier les paiements restant à valider, il suffit d'aller dans COMPTES/POINTER et choisir chaque type de paiement.

De plus, le nombre d'écritures non validées correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.

Enfin, OpenFlyers ne vous permettra d'exporter QUE la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il vous empêche d'exporter une période qui inclut cette écriture.

Comment créer des comptes d'export ?

- Pour les comptes avion et club les comptes d'export sont à créer individuellement Dans la page Admin/Comptes/Aéronef ou Admin/Comptes/Lister les comptes/Comptes divers puis cliquer sur l'icône Crayon pour éditer le compte

Vous indiquez le compte d'export dans le champ Code comptable pour l'exportation

- Pour les comptes membre la méthode individuelle est aussi disponible mais peut être fastidieuse. 2 possibilités de renseignement groupé vous sont offertes

• Dans la page Admin/Comptes/Membres/Type de compte cliquer sur le bouton "Gérer massivement les comptes d'export pour les comptes membres". Vous avez la possibilité de définir un pattern qui structurera vos comptes d'export en indiquant une racine et un complément variable en fonction d'un paramètre

On peut utiliser les wildcards suivants :

- %MEMBER_NUM
- %LASTNAME
- %FIRSTNAME
- %ACCOUNT_TYPE
- %AUTO_INCREMENT

Exemples :

- 411+%LASTNAME vous créera un compte d'export 411dupont,411dupond,....
- 411+%MEMBER_NUM vous créera un compte d'export 411XXXXX,.... (l'intitulé XXXXXX est le champ Numéro de membre qui est inscrit sur la fiche personnelle de vos adhérents. A vous de vérifier l'unicité de cette valeurs)
- 411+%LASTNAME+substr(%FIRSTNAME,0,1) vous créera un compte d'export 411dupontf,411dupontt,....
- 411+%ACCOUNT_TYPEE vous créera un compte d'export 41100045,4110005,.... Le numéro ACCOUNT est interne à OF et il sera unique
- 411+%AUTO_INCRENENT vous créera un compte d'export : 41100001, 41100002,....,4110000x

• Enfin si vos numéros sont existants et que vous voulez les copier dans OF vous pouvez aller dans Admin/Configuration/Imports/Initialisation des comptes. Il est possible d'importer un fichier .csv avec vos numéros, suivez les explications fournis sur cette page

Erreur HTTP 500, 502 ou 504 lors d'un export

Si vous rencontrer une erreur de ce type cela veut dire que le fichier d'export à générer est trop gros.

La solution consiste à scinder l'export en plusieurs morceaux en modifiant les dates à prendre en compte.

Comment revenir sur une écriture saisie ?

• Soit l'écriture n'est pas validée (elle apparaît en vert, gras, italique) : vous pouvez alors modifier ou supprimer l'écriture
• Soit l'écriture est validée (elle apparaît en noir, "droit") : dans ce cas, vous ne pouvez pas revenir sur cette écriture. Il s'agit d'un principe fondamental de traçabilité comptable. En effet, si vous pouviez faire "disparaître" une écriture validée, alors vos utilisateurs pourraient croire qu'ils ont "rêvé" en voyant une écriture un jour et en ne la voyant plus le lendemain. Par contre, vous pouvez toujours passer une contrepartie qui annule l'effet d'une écriture qui n'aurait pas due exister. Ainsi, les utilisateurs verront la première écriture et également la seconde.

Gestion des vols

Comment visualiser les vols oubliés ?

• Aller sur la page Admin/Vols/Liste des vols :

- Vous cliquez sur l'icône de l'avion de la colonne "Vérifier la continuité des vols - Vous pouvez éventuellement limiter votre contrôle entre 2 dates et/ou à partir d'un compteur particulier (utile pour lister les vols entre 2 maintenances). Par défaut les vols du mois en cours sont proposés - Si vous avez sélectionnez l'option compteur sur cette avion, les discordances apparaissent en rouge sur fond grisé. L'erreur peut provenir de la ligne supérieure. Cliquer sur l'icône d'édition du vols dans la colonne action. Vous retrouvez la page de saisie pour corriger le compteur (ceci peut demander de modifier aussi le temps de vol)

Comment savoir quel est le vol sans mouvement ?

• Vous avez côté admin, le message suivant :

"Le vol suivant n'a pas de mouvement associé : x"

Pour connaitre le vol concerné, il faut utiliser dans le gestionnaire des rapports la requête suivante :

http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Export_generator#Flight_without_account_movement

Message de type de vol manquant pour un vol en double commande...

Vous avez sélectionné en admin "Type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord" et lorsque vous saisissez un vol en double commande il vous est impossible de le valider malgré la sélection du fameux type de vol requis. Vous avez un message d'alerte "Seul le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote a été sélectionné, vous devez en sélectionner au moins un autre en plus". Dans ce cas, il faut également mettre "NON" à l'option "Le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord ne peut être sélectionné seul"

Reports

Nous rencontrons des problèmes de reconnaissance de caractères avec Excel

Nous conseillons OpenOffice car Excel ne gère pas les encodages de caractère dans toutes ses versions.

Comment effectuer des requêtes SQL pour générer des rapports ?

• La saisie des requêtes se fait dans le menu Rapports/Critères
• Leur visualisation se fait dans le menu Rapports/Voir les rapports

Où trouver des requêtes SQL pour générer des rapports ?

Nous préconisons la centralisation des requêtes SQL sur le wiki anglais sur la page Export generator. Cela permet d'avoir une ressource d'informations centralisée utilisable par les administrateurs de tous les pays.

Je ne trouve pas la requête que je souhaite, comment la demander ?

Si vous ne trouvez pas sur la page Export generator la requête que vous souhaitez, nous préconisons l'utilisation du support-forum depuis www.openflyers.com pour effectuer une demande de création de requête SQL.

Soit un autre utilisateur vous proposera alors son aide, soit nous vous proposerons de créer cette requête SQL. Comme cela nécessite pour nous du temps, nous facturons cette création qui ensuite sera rajoutée sur la page contenant les diverses requêtes SQL.

Le coût de cette création est fonction de la complexité de la requête. Il est facturé au coût horaire "Assistance - Intervention" présent sur le catalogue tarifaire. A noter que l'assistance peut être prise en charge dans le cadre d'un abonnement spécifique (cf. le catalogue tarifaire).

Dans les exports csv il apparait des « N° Id ». A quoi correspond ce numéro ?

C'est un numéro interne à la base de données OpenFlyers (une clé primaire en langage base de données). Il ne sert que lorsqu'il est utilisé pour des requêtes d'extractions en SQL (cf. http://wiki.openflyers.org/index.php/Export_generator )

A quoi servent les adresses IPs bloquées ou les identifiants bloqués ?

Lorsqu'un utilisateur tente à plusieurs reprises et de manière infructueuse à se loguer sur OpenFlyers, au bout d'un certain nombre de tentatives son adresse IP et/ou son identifiant sont bloqués pour une durée croissante au fur et à mesure qu'il retente toujours de manière infructueuse.

Le but de ce blocage est d'éviter à des attaques de type "force brute" d'arriver à trouver un couple identifiant/mot de passe valide.

Cependant, il peut arriver qu'il soit nécessaire de débloquer des adresses IPs bloquées ou des identifiants bloqués. C'est l'objet du gestionnaire d'adresses IPs bloquées et du gestionnaire d'identifiants bloqués. En supprimant ces entrées de la liste des entrées bloquées, vous les débloquez.

Armoire à clé

Check-list Armoire à clé INOP

1. Vérifier les branchements