FAQ administrateur 2.0

Affichage

Le logo du club prend toute la place sur la page d'accueil, comment corriger cela ?

Il suffit de diminuer la taille du logo avec un logiciel d'édition d'image comme "gimp". Une taille normale devrait être de l'ordre de 100 pixels par 100 pixels et faire un poids d'une vingtaine de kilo-octets.

Gestion des membres

Comment mettre à jour les cotisations des membres ?

• Aller sur la page Admin/Club/Paramétrage : sous le titre "Gestion des cotisations", modifier la date d'expiration de la cotisation (c'est cette date qui sera utilisée lors de la mise à jour des cotisations des membres)
• Aller sur la page Utilisateurs/Utilisateurs : cocher les membres à mettre à jour et cliquer sur "Mise à jour" au droit de la ligne "Prochaine échéance club : ......"

Remarques : La ligne reste rouge si le sexe, nationalité ou date de naissance ne sont pas renseignés. Le fond de la cellule "Cotisation" est grisé avec la date en rouge si la cotisation n'est pas à jour.

Comment désactiver un avion ?

• Aller sur la page Admin/Comptes/Aéronefs et noter les montants de chaque compte en relation avec l'avion
• Aller dans Admin/Comptes/Transfert et transférez le montant de chaque compte vers un compte de votre choix afin de les mettre à zéro
• Aller sur la page Admin/Flotte/Aéronefs : cliquez sur l'icône poubelle

L'avion est alors désactivé (vous pouvez le réactiver en allant dans le menu Admin/Flotte/Aéronefs/Aéronefs désactivés)

Comptabilité / Finance

Comment supprimer un transfert de compte à compte ?

Il n'est pas possible de supprimer un transfert de compte à compte.

Par contre il est possible d'annuler son "effet" en créant une écriture opposée.

Ce choix permet de garder une traçabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes de membres.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

Comment mettre à jour le tarif des avions ?

• Aller sur la page Admin/Comptes/Tarification des heures/Paramétrage des valeurs : cliquer sur "Ajouter une valeur" pour chaque variable.

Attention : si vous cliquez sur l'icône "Edition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous perdrez toute possibilité de corriger un vol à un tarif horaire différent du dernier tarif en vigueur.

• Chaque variable doit avoir une valeur pour la période d'exercice en cours sinon il y aurait un "trou tarifaire" où les pilotes voleraient gratuitement.

Paiement en ligne

Peut-on mettre en place une solution de paiement en ligne par carte bancaire pour les comptes clients ?

Oui, il suffit de nous le demander en précisant quel système utilise votre banque. Nous vérifions alors la faisabilité.

Trois cas peuvent se présenter :

• nous avons déjà fait un interfaçage avec la solution utilisée par votre banque. Dans ce cas, la mise en place peut être très rapide.
• nous n'avons pas encore fait d'interfaçage mais plusieurs clients d'OF sont intéressés et nous sommes en mesure de le réaliser pour un coût raisonnable. Dans ce cas, le délai peut être de quelques mois.
• nous n'avons pas fait d'interfaçage, cette solution est très spécifique et le coût est élevé. Dans ce cas, nous ne ferons un interfaçage que si vous acceptez de supporter les coûts de développement.

Les exports comptables

Comment est effectué la répartition des journaux dans les exports comptable ?

Les codes des journaux ne sont pas paramétrables : voici ceux utilisés dans les exports comptable :

• les transactions liées aux vols sont dans un journal de vente VT,
• les règlements sont dans un journal de banque BQ,
• tous les autres mouvements sont dans un journal d'ordres divers OD

Comment réaliser le passage d'un exercice comptable à l'autre ?

Au préalable il est bon de dire qu'il n'y a pas urgence à faire la clôture. Le programme continue à fonctionner de la même façon, que la clôture soit fait ou pas. La différence est seulement sur la date de prise en compte des éléments. Le programme additionne ou soustrait tout les mouvements d'un compte qui sont postérieurs à la date de début d'exercice. Le fait de faire une clôture vous permettra toutefois de faire des opérations qui ne sont pas possible si des données sont dans l'exercice en cours (suppression d'un avion ou d'un compte par exemple)

Si vous avez un logiciel de comptabilité la clôture OF doit être faite après la clôture de votre compta, il vous sera possible de vérifier que votre A nouveaux est identique dans OF en allant dans "Admin/Rapports/Voir les rapports" (si vous avez mis la requête des A nouveaux disponible sur [Carry forwards].

OF ne fait pas la comptabilité, il faut transférer les données dans votre logiciel de comptabilité. L'export est prévu pour Ciel Compta, EBP et SAGE si vous avez un autre logiciel regardez si il n'accepte pas un de ces formats ou alors utiliser le format .csv et le formater conformément à votre besoin.

Si vous n'avez pas de logiciel de compta il faudra qu'en même faire l'export et l'archiver sur votre disque dur car les données dans OF ne seront plus accessibles une fois l'export effectuée (leur visualisation reste toujours possible dans OF)

Pour clôturer un exercice il faut : - que toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validés - que tous vos comptes aient un compte d'export - que les écritures soient exportés

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu Admin/Comptes/Import-export. Au début de la pages vous avoir quelque chose comme cela

La 1ère écriture date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11758
La 1ère écriture VALIDEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11648
La 1ère écriture NON VALIDEE date de 01/11/2008 18:15 et il y en a 110
La 1ère écriture EXPORTEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 6300
La 1ère écriture NON EXPORTEE date de 01/01/2008 01:00 et il y en a 5458
L'exercice comptable débute au 01/01/2008

Selon l'état de votre base vous pouvez clôturer ou non. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton "Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice" Pour un club qui a un exercice annuel les dates devrait être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Dans l'exemple ci dessus cela n'est pas possible car ils y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique [Comment exporter les écritures]

Comment exporter les écritures ?

Dans le bas de la page Admin/Comptes/Import-export vous avez soit

• le message

Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export : Julien Julien (Pilote)

Dans ce cas le programme vous indique les comptes qui n'ont pas de compte d'export. Voir la rubrique [Comment créer des comptes d'export]

• un formulaire qui vous permet de faire les exports

Choisissez le format d'export et cocher ou non la case "Marquer les écritures".

Attention : il faut prendre soin de réaliser un premier export sans "Marquer les écritures".

Le but est de vérifier que le format de l'export correspond bien au format souhaité par le logiciel où sont importées les données (lisible avec un traitement de texte.

De plus, il faut toujours, pour chaque export, faire la manipulation au moins une fois sans valider au cas où il y aurait une coupure internet lors de la réception du fichier.

Une fois marquées, les écritures exportées ne peuvent plus l'être !!!

Sélectionner la période d'exportation

Attention ne soyez pas trop gourmand dans les dates d'export, selon la taille de votre club et les mois chargés (15 jours à 3 mois selon votre volume de vols). Si vous avez un fichier d'export dénommée index.php c'est que votre demande était trop forte

Comment retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export ?

Dans le module de gestion des exports, vous pouvez avoir un message qui dit :

"La 1ère écriture NON VALIDEE date de 06/01/2008 00:00 et il y en a 408"

Cela veut dire que soit un vol ou un paiement qui datent du 6 janvier 2008 n'a pas été validé.

Pour vérifier les vols restant à valider, il suffit d'aller dans VOLS/LISTE DES VOLS puis "valider les vols sélectionnés" pour chaque avion

Pour vérifier les paiements restant à valider, il suffit d'aller dans COMPTES/POINTER et choisir chaque type de paiement.

De plus, le nombre d'écritures non validées correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.

Enfin, OpenFlyers ne vous permettra d'exporter QUE la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il vous empêche d'exporter une période qui inclut cette écriture.

Comment créer des comptes d'export ?

- Pour les comptes avion et club les comptes d'export sont à créer individuellement Dans la page Admin/Comptes/Aéronef ou Comptes club puis cliquer sur l'icône Crayon pour éditer le compte

Vous indiquez le compte d'export dans le champ Code comptable pour l'exportation

- Pour les comptes membre la méthode individuelle est aussi disponible mais peut être fastidieuse. 2 possibilités de renseignement groupé vous sont offertes

• Dans la page Admin/Comptes/Membres/Type de compte cliquer sur le bouton "Gérer massivement les comptes d'export pour les comptes membres". Vous avez la possibilité de définir un pattern qui structurera vos comptes d'export en indiquant une racine et un complément variable en fonction d'un paramètre

On peut utiliser les wildcards suivants: :

- %MEMBER_NUM
- %LASTNAME
- %FIRSTNAME
- %ACCOUNT_TYPE
- %AUTO_INCREMENT

Exemples :

- 411+%LASTNAME vous créera un compte d'export 411dupont,411dupond,....
- 411+%MEMBER_NUM vous créera un compte d'export 411XXXXX,.... (l'intitulé XXXXXX est le champ Numéro de membre qui est inscrit sur la fiche personnelle de vos adhérents. A vous de vérifier l'unicité de cette valeurs)
- 411+%LASTNAME+substr(%FIRSTNAME,0,1) vous créera un compte d'export 411dupontf,411dupontt,....
- 411+%ACCOUNT_TYPEE vous créera un compte d'export 41100045,4110005,.... Le numéro ACCOUNT est interne à OF et il sera unique
- 411+%AUTO_INCRENENT vous créera un compte d'export : 41100001, 41100002,....,4110000x

• Enfin si vos numéros sont existants et que vous voulez les copier dans OF vous pouvez aller dans Admin/CLub/Imports/Initialisation des comptes. Il est possible d'importer un fichier .csv avec vos numéros, suivez les explications fournis sur cette page

Gestion des vols

Comment visualiser les vols oubliés ?

• Aller sur la page Admin/Vols/Liste des vols :

- Vous cliquez sur l'icône de l'avion de la colonne "Vérifier la continuité des vols - Vous pouvez éventuellement limiter votre contrôle entre 2 dates et/ou à partir d'un compteur particulier (utile pour lister les vols entre 2 maintenances). Par défaut les vols du mois en cours sont proposés - Si vous avez sélectionnez l'option compteur sur cette avion, les discordances apparaissent en rouge sur fond grisé. L'erreur peut provenir de la ligne supérieure. Cliquer sur l'icône d'édition du vols dans la colonne action. Vous retrouvez la page de saisie pour corriger le compteur (ceci peut demander de modifier aussi le temps de vol)

Reports

Dans les exports csv il apparait des « N° Id ». A quoi correspond ce numéro ?

C'est un numéro interne à la base de données OpenFlyers (une clé primaire en langage base de données). Il ne sert que lorsqu'il est utilisé pour des requêtes d'extractions en SQL (cf. http://wiki.openflyers.org/index.php/Export_generator )

A quoi servent les adresses IPs bloquées ou les identifiants bloqués ?

Lorsqu'un utilisateur tente à plusieurs reprises et de manière infructieuse à se loguer sur openflyers, au bout d'un certain nombre de tentatives son adresse IP et/ou son identifiant sont bloqués pour une durée croissante au fur et à mesure qu'il retente toujours de manière infructieuse.

Le but de ce bloquage est d'éviter à des attaques de type "force brute" d'arriver à trouver un couple identifiant/mot de passe valide.

Cependant, il peut arriver qu'il soit nécessaire de débloquer des adresses IPs bloquées ou des identifiants bloqués. C'est l'objet du gestionnaire d'adresses IPs bloquées et du gestionnaire d'identifiants bloqués. En supprimant ces entrées de la liste des entrées bloquées, vous les débloquez.