Documentation de la solution web de gestion OpenFlyers version 2 - Contributions de l’utilisateur [fr]

Documentation administrateur

2008-12-12T21:52:15Z

Pmikoul : Mise à jour "Menu Admin/Utilisateurs - Utilisateurs/Profils"

''Cette page sera destinée à contenir la doc admin de la version 2.0, pour le moment elle a surtout pour but de lister un certain nombre de changements ou de nouveautés pour permettre aux beta-testeurs (et aux futurs rédacteurs de la doc) de s'y retrouver dans la version 2.0''

*Lors de l'import d'utilisateurs, contrairement à la version 1.2 où il y avait une série de check-box permettant de définir les paramètres par défaut, c'est les paramètres par défaut du club qui sont appliqués.

*[[formula pool|Choix de formules pour le calcul du temps de vol et pour la tarification]]
*[http://wiki.openflyers.org/index.php/Stat_generator Page du Wiki en anglais pour les statistiques]
=Présentation générale=
Cette nouvelle version d'Openflyers possède beaucoup plus d'options de configuration que la version précédente, aussi prenez le temps de lire cette documentation.

Nous allons configurer ensemble un club en partant d'une base de donnée vierge afin de comprendre les mécanismes de fonctionnement d'openflyers.
=Sécurisation=
Lors de l'installation d'openflyers, il n'y a dans la base de donnée qu'un seul utilisateur. Cet utilisateur possède tous les droits sur OF Son nom est <tt>admin</tt> et son mot de passe est aussi <tt>admin</tt>. Cela doit être bien entendu corrigé dès que possible
[[Image:001_acceuil_postinstallation.jpg|page d'acceuil avant modification du compte admin]]

Pour corriger cela, connectez vous avec l'identifiant et le mot de passe <tt>admin</tt>

Actuellement l'interface n'affiche pas grand chose car aucune information n'a encore été renseigné dans le logiciel. Nous détaillerons plus loin cette page.
[[Image:002_premiere_connection.jpg|page d'acceuil]]

Cliquez ensuite sur le menu <tt>admin</tt>, ce lien vous permet d'accéder au centre de configuration d'openflyers, sélectionnez ensuite <tt>Utilisateurs</tt> puis <tt>Utilisateurs</tt>
[[Image:003_menu_utilisateur.jpg|page d'admin]]

Actuellement le seul utilisateur c'est <tt>admin</tt> ; nous allons modifier ce compte en cliquant sur l'icône crayon :
[[Image:004_admin_avant_modif.jpg|menu utilisateur]]

Remplacez :
*l'identifiant
*le mot de passe utilisateur (les deux zones doivent identiques)
*le nom de l'utilisateur
*le prénom de l'utilisateur
*cochez le type d'utilisateur <tt>standard</tt>
*cochez le groupe <tt>standard</tt>
Au bas du formulaire, utilisez le bouton <tt>validez</tt> pour accepter ces modifications
[[Image:005_modif_admin.jpg|modification du compte admin]]

=Menu Admin/Club=
==Club/Paramétrage==
Cette partie a pour but de sélectionner les différentes options de configuration d'Openflyers.
*Gestion des réservations
[[Image:014_parametrage_gestion_reservation.jpg|gestion des réservations]]

Cette option permet de faire des réservations classiques, c'est à dire que l'on réserve un appareil en fonction de son nom (immatriculation), cela ne diffère en rien des réservation "papier".
La réservation par type permet non pas de choisir un appareil particulier mais un type d'appareil, dans les club possédant plusieurs aeronefs d'une même famille (plusieurs DR400/120 par exemple) on choisit alors de réserver un DR400/120 parmi ceux de la flotte.
* Gestion des licences/qualifications
[[Image:015_parametrage_gestion_licences.jpg|gestion des licences]]

On choisit si on souhaite gérer les licences, si c'est le cas, on a deux possibilités.

La gestion des licences et des cotisations consiste, pour les licences, à vérifier lors de la connection sur le logiciel si les dates de validité de ses licences ont expiré ou non.
Si on choisi le mode restriction et qu'une date a expiré, le pilote sera averti de cette expiration et basculé dans un mode qui l'empêchera de réserver un appareil.
Dans le mode avertissement, le pilote sera informé de la licence expirée mais pourra continuer a réserver.
Pour les qualification, chaque types d'aéronef se voit attribuer un liste de qualifications nécessaires pour pouvoir le réserver. Si la liste des qualification requises pour un type d'aéronef n'est pas identique a celle que possède le pilote, alors la réservation est impossible.
*Gestion des cotisations
[[Image:016_parametrage_gestion_cotisations.jpg|gestion des cotisations]]

On choisit si on souhaite gérer les cotisations, si c'est le cas, on a deux possibilités.

La cotisation correspond à la licence FFA, si on active sa gestion en mode restriction, lors de la connection au logiciel, la date de validité de la licence est vérifiée, si elle a expiré l'utilisateur est averti et est basculé dans un mode empêchant la réservation. En mode avertissement, la réservation reste possible

*Gestion des réservations
[[Image:017_parametrage_gestion_duree_reservation.jpg|gestion des durées de réservations]]

cette option permet de limiter dans le temps la possibilité de réserver un appareil.

*Gestion des vols

[[Image:018_parametrage_gestion_vol.jpg|gestion des vols]]

Ici nous activons le mode de gestion des vols.

Si on choisit la <i>fermeture des vols seulement</i> le pilote devra remplir à l'issue de son vol un formulaire qui fait office de carnet de route de l'aéronef ; il y renseigne le même type d'informations, entre autres les index de départ et d'arrivée, ce qui permettra à Openflyers de calculer le coÃ»t du vol.

Si on choisit <i>ouverture et fermeture des vols</i> on doit lors de la prise de l'aéronef renseigner un formulaire où l'on précise la durée estimée, la destination ainsi que d'autres informations.
L'ouverture du vol permet surtout de faire un vérification sur le solde du compte pilote et permettre ou non de voler sur l'appareil.
L'ouverture du vol permet enfin de gérer l'armoire à clef Openflyers et ainsi libérer ou non la clef en fonction des nombreux critères (solde du compte, qualification à jour...)
Quand l'une ou l'autre des options de gestion des vol est activée, la fenêtre se modifie et vous demande des renseignements supplémentaires.

[[Image:020_parametre_gestion_vols.jpg|gestion des vols detail]]

**Gestion des qualifications et qualifications à l'ouverture d'un vol
Cela permet la vérification de vos qualification pour voler sur un appareil ; en mode avertissement c'est seulement une information qui s'affiche mais avec la possibilité de réserver le vol ; en mode restreint, vous ne pouvez pas prendre l'aéronef.
**Unité de temps par défaut du club
Permet de choisir quelle est la manière d'afficher les heures. Vous pouvez choisir HH:MM si vous souhaitez un tel affichage, même si vos horamètres sont en heures et centièmes ou heures et dixièmes.
**Types de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord
Permet de choisir quel type de vol il faut obligatoirement sélectionner lors de la présence d'un second pilote a bord. Cela permet au logiciel d'assigner la bonne facturation.

==Club/Configuration du club==
Pour faire fonctionner openflyers nous allons tout d'abord paramétrer les informations "postales" du club, c'est la première partie du formulaire <tt>Le club / configuration du club</tt>

[[image:006_config_club.jpg|saisie des coordonnées postales]]

La seconde partie concerne le logo de l'aéroclub, l'adresse de son site internet et l'adresse sous laquelle seront envoyés les mails de confirmation des réservations

[[image:007_config_club_suite.jpg|configuration du logo]]

Nous allons déterminer la position géographique du club, pour cela on le sélectionne dans le menu déroulant. S'il n'est pas présent, il faudra remplir les zones prévues a cet effet. C'est à partir de ces coordonnés que sont calculés les heures de coucher et lever de soleil.

[[Image:008_config_club_suite.jpg|configuration des coordonnées]]

La cellule info vous permet de saisir des informations qui apparaissent en haut de la page de réservation.

[[Image:009_config_club_suite.jpg|cellule info]]

De même, la cellule Message d'Accueil vous permet de saisir des informations qui apparaissent sur la page d'identification, au dessus de l'identifiant et du mot de passe.

Si le club possède une liste de diffusion, celle ci peut être couplée à Openflyers, il suffit d'y mettre son nom et de sélectionner quel logiciel gère la liste.

[[Image:010_config_club_suite.jpg|liste de diffusion]]

La case ''même jour'' permet de pré-sélectionner pour la fin d'une réservation le même jour que la date de début de réservation.

La case ''Commentaire sur les réservations'' laisse la possibilité au pilote de laisser un commentaire sur le vol.

[[Image:011_config_club_suite.jpg|option diverses]]

*L'heure de début et de fin d'activité permet de déterminer la taille de la frise de réservation. Il ne faut pas laisser de minuit à minuit car openflyers vérifie alors sur toute la plage horaire si il y a des réservations, et cela allonge inutilement le temps de traitement.

*la durée minimale spécifie la durée en dessous du quelle aucune réservation n'est possible.
*la durée par défaut pré-sélectionne la durée d'un réservation, bien sÃ»r cela est modifiable par le pilote, mais pas en dessous de la valeur saisie dans la cellule précédente .

[[Image:012_config_club_suite.jpg|heure de début et fin]]

=Menu Admin/Utilisateurs=
==Utilisateurs/Profils==

Le profil d'un utilisateur définit les différentes actions qu'il pourra ou non effectuer à partir de sa session sur Openflyers.
Il est préférable, avant d'ajouter les utilisateurs, de créer au moins le profil "type" du membre-pilote.

[[Image:Users.jpg|PROFIL]]

Cette action se fait à partir du menu Utilisateurs/Profils
Sur la page obtenue il n'y a qu'un seul profil nommé "admin club". Vous pouvez le renommer en cliquant sur le nom du profil, mais veilliez à ce qu'il possède toujours tous les droits.
Pour ajouter un nouveau profil il suffit de cliquer sur "AJOUTER UN PROFIL" puis d'entrer le nom voulu (par exemple : Pilote) et de valider.
Il y a différentes pages que l'on peut assimiler à des onglets, leur nombre varie en fonction des paramètre du club. Ainsi, si vous avez activé la gestion des vols vous aurez l'onglet "Gestion des vols" et de même pour la gestion des comptes.
Par défaut un nouveau profil n'a aucun droit (des panneaux STOP partout), vous devez donc les paramétrer en cliquant sur les panneaux "stop" pour afficher un "V" et ainsi donner le droit correspondant à la case et vice versa pour retirer un droit.

Voici la liste des droits classés par "onglets" et leur signification :

*Réservation

-Réservation solo : autorise la réservation d'un aéronef sans instructeur pour les membres.

-Réservation pour des tiers : autorise la réservation d'un aéronef pour une autre personne (en solo et/ou double selon les droits du profil de cette tierce personne. Fonction utile pour la secrétaire.)

-Réservation avec un instructeur : autorise la réservation d'un aéronef avec un instructeur.

-Réservation forcée avec un instructeur : autorise la réservation d'un aéronef avec un instructeur même si celui ci n'est pas enregistré comme disponible durant la plage horaire de la réservation. (Un message d'alerte prévient quand même. Fonction utile pour les instructeurs et la secrétaire).

*Généralités cahier

-Pas de déconnexion automatique : Une session ouverte revient à la page d'identification après 3 min environ d'inactivité. Cette fonction annihile cet automatisme de sécurité. (Fonction utile pour le compte "Invité" à afficher à l'aéroclub).

-Mise à jour partielle de ses informations personnelles : ...

-Mise à jour de ses qualifications : Permet de mettre à jour ses propres qualifications (Pour les instructeurs. Pour les pilotes si le club ne souhaite pas les gérer pour bloquer des réservations)

-Mise à jour des dates de péremption de ses qualifications : Permet de mettre à jour les dates de péremption de ses qualifications (si celle(-s)-ci est soumise à une date [réglage admin selon la qualif])

-Gestion des disponibilités des appareils : Permet d'immobiliser un aéronef (entretien, réparation, arrêt de vol). Cela se fait comme pour une réservation, une case "immobiliser l'aéronef" est alors disponible. Sur la frise de réservation il sera indiqué "Mécanique" pour la durée demandée. (Fonction utile pour le mécano, secrétaire, chef pilote...)

-Gestion des disponibilités des instructeurs : Permet de gérer la disponibilité des instructeurs. Un instructeur peut par défaut modifier les siennes mais cette fonction autorise la modification de celles de tous les instructeurs.

*Généralités Admin

-Gestion du paramétrage club : Permet d'accéder à la page "Paramètres du club" et "Configuration du club" (cf. leur description plus haut [NON CREE pour 'paramètres du club']). Autorise aussi l'import d'utilisateurs (ou mise à jour), l'export des utilisateurs avec infos persos, de gérer les status (concerne la flotte), de modifier les types de vols et les (in)compatibilités entre ces derniers et les qualifs requises par type de vol (sans pouvoir toucher aux qualifs), modifier les terrains favoris.

-Gestion des profils : Permet de créer et modifier les profils. Attention, laisser cette autorisation à au moins un profil !

-Gestion des utilisateurs : Permet de modifier les caractéristiques et infos des utilisateurs, les désactiver, voir leurs qualifs, mettre à jour leur cotisation, en ajouter, etc.

-Gestion des groupes : Permet de gérer les groupes d'utilisateurs.

-Modification du parc aéronef : Permet [pour l'instant???] de créer/supprimer/modifier (mais pas de les attribuer) les qualifications..?? Autorise l'accès aux types d'aéronef et de faire toutes modifications (nouveau, suppressions...), aux aéronefs et d'y faire toutes modifications..., de gérer les potentiels pour la maintenance (si option activée), des gérer les statuts.

-Reporting : Fait apparaître dans le menu "Club" l'item "Reporting". Les états suivants sont proposés au format CSV : "Liste des membres", "Liste des vols", "Liste des comptes", "Etats des comptes".

-Gestion des statistiques : Fait apparaître un menu "Rapports" avec l'item "Critères".

-Visualiser les statistiques : Fait apparaître un menu "Rapports" avec l'item "Voir les rapports".

-Gestion des logs : Fait apparaître un menu "Logs" avec les items "Historique d'une réservation", "Actions effectuées", "Identifiants bloqués", "Adresses IP bloquées", "Requête utilisateur en attente".

-Gestion des clefs : Si l'option est activée, permet d'activer ou non les clefs des membres.

*Gestion des vols

-Saisie des vols pour soi-même : ...

-Saisie des vols pour un tiers : ... (à donner à la secrétaire notamment)

-Vérifier la saisie des vols et les modifier : Permet de voir les carnets de vols de utilisateurs et de pointer les vols (vérification qui entérine un vol et qui rend ainsi sa modification ou suppression impossible), permet ainsi de voir les "vols oubliés" aussi (trous dans les horamètres).

*Gestion des comptes (Ces droits ne permettent pas grand chose quand ils sont accordés seuls)

-Gestions des comptes : couplée à d'autres droits, permet de créer et modifier les différents comptes (baptême, boutiques, espèces...)

-Saisir ses paiements : Autorise au membre la saisie de ses propres paiements.

-Saisir les paiements pour les tiers : Autorise à l'administrateur la saisie de paiements provenant de non-membres (baptêmes, etc.)

-Modifier la date d'un paiement ou d'un transfert : ...

-Saisir ses remboursements avitaillement : [Cette option n'est pour l'instant pas opérationnelle]

-Valider les paiements : Pointage des paiements saisis par les pilotes par exemple. (modification ultérieure de cette saisie impossible, en cas de problème il faudra alors faire l'opération inverse)

-Recevoir de l'argent : ...

-Transfert de son compte : ...

-Transfert de tiers à tiers : ...

-Tarification des heures : ...

-Saisie des valeurs de tarification : ...

==Utilisateurs/Utilisateurs==

Vous pouvez maintenant ajouter les utilisateurs d'OpenFlyers. Cette liste devra comprendre les membres de votre club mais aussi les divers utilisateurs d'OpenFlyers (par exemple : la secrétaire du club, le mécanicien, l'utilisateur "invité" affiché constamment au club etc.)

Il y 2 moyens d'ajouter les utilisateurs.

**Tout d'abord l'import des utilisateurs grâce à un fichier en format csv (format géré par le logiciel Excel).
Cela permet un certain gain de temps pour la mise en place d'OpenFlyers.
Vous pourrez le faire à partir du menu Club/Import/Importer des utilisateurs.

La marche à suivre et les informations sur cette technique sont clairement données sur la page ainsi obtenue.
N'oubliez pas de paramétrer le

**L'ajout peut aussi se faire manuellement via un formulaire accessible à partir du menu Utilisateurs/Utilisateurs en cliquant en bas de page sur le bouton AJOUTER UN UTILISATEUR.

=Menu Flotte=
==Désactivation d'aéronefs==
Lorsqu'un aéronef n'est plus au club (vendu, location temporaire, etc.), on peut le supprimer de l'affichage des réservations (sans pour autant perdre l'historique à tout jamais) en le désactivant.
Pour cela, aller dans Admin/Flotte/aéronefs et cliquer sur l'icône "Poubelle" de l'aéronef.
Il n'apparaitra plus en affichage résas, mais on pourra le "récupérer de la poubelle" en allant dans Admin/Flotte/aéronefs/aéronefs désactivés, et en cliquant dessus.
NB-Auparavant, il faut mettre les comptes aéronef à zéro, en faisant un transfert vers un compte d'attente. En effet, on ne peut pas désactiver un aéronef avec un compte non nul.

FAQ administrateur 2.0

2008-12-11T11:04:08Z

Pmikoul : Mise à jour cotisation membres

===Comment mettre à jour les cotisations des membres ?===
*Aller sur la page Club/Paramétrage : sous le titre "Gestion des cotisations", modifier la date d'expiration de la cotisation (c'est cette date qui sera utilisée lors de la mise à jour des cotisations des membres)
*Aller sur la page Utilisateurs/Utilisateurs : cocher les membres à mettre à jour et cliquer sur "Mise à jour" au droit de la ligne "Prochaine échéance club : ......"

Remarques : La ligne reste rouge si le sexe, nationatité ou date de naissance ne sont pas renseignés. Le fond de la cellule "Cotisation" est grisé avec la date en rouge si la cotisation n'est pas à jour.

===Dans les exports csv il apparait des Â« N° Id Â». A quoi correspond ce numéro ?===
C'est un numéro interne à la base de données OpenFlyers (une clé primaire en langage base de données). Il ne sert que lorsqu'il est utilisé pour des requêtes d'extractions en SQL (cf. http://wiki.openflyers.org/index.php/Export_generator )

===A quoi servent les adresses IPs bloquées ou les identifiants bloqués ?===
Lorsqu'un utilisateur tente à plusieurs reprises et de manière infructieuse à se loguer sur openflyers, au bout d'un certain nombre de tentatives son adresse IP et/ou son identifiant sont bloqués pour une durée croissante au fur et à mesure qu'il retente toujours de manière infructieuse.

Le but de ce bloquage est d'éviter à des attaques de type "force brute" d'arriver à trouver un couple identifiant/mot de passe valide.

Cependant, il peut arriver qu'il soit nécessaire de débloquer des adresses IPs bloquées ou des identifiants bloqués. C'est l'objet du gestionnaire d'adresses IPs bloquées et du gestionnaire d'identifiants bloqués. En supprimant ces entrées de la liste des entrées bloquées, vous les débloquez.
===Comment réaliser le passage d'un exercice comptable à l'autre ?===
*Toutes les écritures doivent avoir été validées (qu'il s'agisse des encaissements ou des vols)
*Alors, il est possible d'exporter les écritures
'''Attention : il faut prendre soin de réaliser un premier export sans le "valider".'''

'''Le but est de vérifier que le format de l'export correspond bien au format souhaité par le logiciel où sont importées les données.'''

'''De plus, il faut toujours, pour chaque export, faire la manipulation au moins une fois sans valider au cas où il y aurait une coupure internet lors de la réception du fichier.'''

'''Car une fois validées, les écritures exportées ne peuvent plus l'être !!!'''
*Lorsque toutes les écritures sont exportées (avec validation) il est alors possible de clôturer et ouvrir un nouvel exercice. Cette opération se fait en une fois afin d'éviter de se retrouver dans une situation d'exercice non ouvert. Cette manipulation est transparente : OpenFlyers calcule les a nouveaux des comptes, et c'est tout ! Le nouvel exercice est ouvert.

FAQ administrateur 2.0

2008-12-11T10:44:39Z

Pmikoul : Mise à jour cotisation membres

===Comment mettre à jour les cotisations des membres ?===
*Aller sur la page Club/Paramétrage : sous le titre "Gestion des cotisations", modifier la date d'expiration de la cotisation (c'est cette date qui sera utilisée lors de la mise à jour des cotisations des membres)
*Aller sur la page Utilisateurs/Utilisateurs : cocher les membres à mettre à jour et cliquer sur "Mise à jour" au droit de la ligne "Prochaine échéance club : ......"

Remarque : La ligne reste rouge si le sexe, nationatité ou date de naissance ne sont pas renseignés.

===Dans les exports csv il apparait des Â« N° Id Â». A quoi correspond ce numéro ?===
C'est un numéro interne à la base de données OpenFlyers (une clé primaire en langage base de données). Il ne sert que lorsqu'il est utilisé pour des requêtes d'extractions en SQL (cf. http://wiki.openflyers.org/index.php/Export_generator )

===A quoi servent les adresses IPs bloquées ou les identifiants bloqués ?===
Lorsqu'un utilisateur tente à plusieurs reprises et de manière infructieuse à se loguer sur openflyers, au bout d'un certain nombre de tentatives son adresse IP et/ou son identifiant sont bloqués pour une durée croissante au fur et à mesure qu'il retente toujours de manière infructieuse.

Le but de ce bloquage est d'éviter à des attaques de type "force brute" d'arriver à trouver un couple identifiant/mot de passe valide.

Cependant, il peut arriver qu'il soit nécessaire de débloquer des adresses IPs bloquées ou des identifiants bloqués. C'est l'objet du gestionnaire d'adresses IPs bloquées et du gestionnaire d'identifiants bloqués. En supprimant ces entrées de la liste des entrées bloquées, vous les débloquez.
===Comment réaliser le passage d'un exercice comptable à l'autre ?===
*Toutes les écritures doivent avoir été validées (qu'il s'agisse des encaissements ou des vols)
*Alors, il est possible d'exporter les écritures
'''Attention : il faut prendre soin de réaliser un premier export sans le "valider".'''

'''Le but est de vérifier que le format de l'export correspond bien au format souhaité par le logiciel où sont importées les données.'''

'''De plus, il faut toujours, pour chaque export, faire la manipulation au moins une fois sans valider au cas où il y aurait une coupure internet lors de la réception du fichier.'''

'''Car une fois validées, les écritures exportées ne peuvent plus l'être !!!'''
*Lorsque toutes les écritures sont exportées (avec validation) il est alors possible de clôturer et ouvrir un nouvel exercice. Cette opération se fait en une fois afin d'éviter de se retrouver dans une situation d'exercice non ouvert. Cette manipulation est transparente : OpenFlyers calcule les a nouveaux des comptes, et c'est tout ! Le nouvel exercice est ouvert.