Documentation de la solution web de gestion OpenFlyers version 2 - Contributions de l’utilisateur [fr]

BTS

2016-03-30T14:48:35Z

Ltremblet :

[[Fichier:Bts home old.png|right|thumb]]

__TOC__

=Introduction=

Nous utilisons '''Mantis''' comme outil "traceur de bugs" (ou [http://bts.openflyers.org/ Bug Tracking System]).

Pour pouvoir éditer des informations, il faut d'abord vous créer un compte. '''Ce compte est indépendant de votre accès à la plateforme OpenFlyers au gestionnaire client d'OpenFlyers'''.

Nous sommes conscient que l'utilisation de cet outil nécessite un peu plus de temps pour rapporter une anomalie que l'envoie d'un mail. Mais pour l'équipe de développement OpenFlyers, c'est un véritable gain de temps qui permet ainsi d'être plus efficace et donc de limiter les coûts.

=Créer son compte=
*Aller sur le [http://bts.openflyers.org BTS].
*Une page d'identification apparait :
[[Fichier:BTS-ident-page.png|center|600px]]
*Cliquer sur le lien '''Signup for a new account'''
*Une page permettant de créer son compte apparait :
[[Fichier:BTS-signup-page.png|center|400px]]
*Renseigner le champ '''Username''' en indiquant un identifiant de votre choix
*Renseigner le champ '''E-mail''' en indiquant une adresse e-mail valide où vous pourrez recevoir l'e-mail de demande de confirmation de création de compte.
*Cliquer sur le bouton '''Signup'''
*Une nouvelle page s'affiche indiquant qu'un e-mail de demande de confirmation de création de compte vient d'être envoyé :
[[Fichier:BTS-sent-e-mail-notification.png|center|400px]]
*Aller sur votre messagerie pour retrouver cet e-mail. L'envoi de l'e-mail est instantané mais il est possible de devoir attendre plusieurs minutes avant qu'il n'apparaisse dans votre messagerie du fait d'un traitement par votre serveur de messagerie. Si vous ne le recevez pas, vérifiez qu'il n'a pas été mis de côté (voir supprimé) par un outil anti-spam attaché à votre messagerie. Enfin, si vous ne retrouvez pas l'e-mail, envoyez-nous un e-mail de demande d'activation manuelle de votre compte en nous précisant l'identifiant que vous avez choisi pour sa création.
L'e-mail se présente ainsi :
[[Fichier:BTS-account-creation-e-mail-notification.png|center|400px]]
*Il vous faut cliquer sur le lien contenu dans le message et commençant par http://bts.openflyers.org/verify.php?id=xxxxxxxx
Vous êtes alors redirigé vers une nouvelle page du BTS vous permettant de renseigner votre mot de passe :
[[Fichier:BTS-password-creation.png|center|400px]]
*Il vous faut alors renseigner les champs '''Password''' et '''Confirm Password''' en indiquant le même mot de passe
*Il vous faut également renseigner le champ '''Real Name''' en indiquant votre nom et prénom
*Puis vous terminez en cliquant sur le bouton '''Update User'''
Vous êtes alors à nouveau sur la page d'identification dans laquelle vous renseignez :
**le champ '''Username''' avec l'identifiant que vous avez créé
**le champ '''Password''' avec le mot de passe que vous avez indiqué
**Vous pouvez également sélectionner le champ '''Remember my login in this Browser''' afin de ne pas à avoir à vous identifier à chaque connexion.
*Puis vous cliquez sur le bouton '''Login'''

=Comment rapporter un bug=
Avant de rapporter un bug, prenez le temps d'effectuer les actions suivantes :
*Vérifier que le bug n'est pas déjà rapporté.
*Renseigner les items dès le début pour éviter l'envoi dans une rubrique non adaptée.
*Choisir la bonne catégorie :

{| {{prettytable}}
!Intitulé!!Rubrique
|-
|Admin||si cela touche la partie configuration/administration
|-
|Booking||si cela touche la partie "cahier de réservations"
|-
|Flights Management|| si cela touche la partie "saisie des vols"
|-
|Accounting Management||si cela touche la partie financière
|-
|Documentation|| si cela concerne des précisions sur la documentation
|-
|Update||si cela touche l'utilitaire de changement de version
|-
|Translation||si cela touche les traductions (phrase dans une mauvaise langue ou manquante dans une langue)
|}
*Choisissez la bonne version d'OpenFlyers sur laquelle vous avez constaté le bug. Le numéro de la version d'OF que vous utilisez se trouve en bas à gauche de la page d'identification d'OF.
**1.3.x
**2.0
**2.1.0
**3.0 Alpha
**3.0.3 Alpha
*Résumé :
Rédiger un intitulé explicite

*Dans la description :
:*Si le bug est sur une version en ligne, indiquez sur quel espace client vous l'avez rencontré.
:*Si c'est une version en local, indiquez l'état dans laquelle est votre Base de données. Faire éventuellement une sauvegarde pour la figer dans un stade où le bug est reproductible.

:La description doit être complète pour que les développeurs sachent identifier l'endroit du problème.
:*La nature "réelle" (non affichage, warning, etc.) du problème et sa manifestation.
:*Quelles sont les actions qui vous conduisent au bug
:*Joindre une copie d'écran est parfois plus explicite que de long discours. Ne pas en abuser, on ne cherche pas à documenter un bug pour le contourner mais à fournir des explications au développeur pour traitement.
*En cours de traitement, utiliser les notes pour ajouter des informations, éviter les échanges par email parallèles.

*Lorsque le bug est résolu vous recevrez un email d'information :
:*Merci de bien vouloir confirmer que le bug est résolu en '''fermant votre rapport de bug'''.
:*Si vous constatez que la solution ne correspond pas à votre description (totale ou partielle), relancez le sujet en le changeant d'état.
:*Par contre si vous détectez une nouvelle anomalie rédigez un nouveau rapport de bug.
:La fermeture du Bug doit être effectuée par celui qui l'a émis.
:En l'absence d'action de votre part dans un temps raisonnable le développeur ou un administrateur le fermera.

==Faire une copie d'écran==
Il est souvent utile de joindre une copie d'écran montrant le problème. Cela permet de montrer visuellement le problème et peut nous faire gagner un temps précieux à comprendre la description du problème.

Le site de [http://www.commentcamarche.net www.commentcamarche.net] présente une explication sur [http://www.commentcamarche.net/faq/398-capture-d-ecran-copie-d-ecran comment réaliser des captures d'écran].

Sous Windows, la combinaison de touches Alt + PrintScreen donne le meilleur résultat dans la plupart des cas : la fenêtre active est capturée et placée dans le presse papier. Il faut l'enregistrer avec un nom de fichier type jpg. Pour cela il existe une multitude de [http://www.commentcamarche.net/download/graphisme-9 logiciels de traitement d'images]. Ceci dépend des utilisations que vous souhaitez en faire :
*le plus simple est l'utilitaire Paint inclut dans Windows mais il n'est pas très pratique
*[http://www.gimp.org/ Gimp] est très complet mais lourd pour juste faire des copies d'écran

[http://www.faststone.org/ FastStone] est pratique si vous devez capturer une page qui est plus grande que l'écran ou une portion de l'écran et il permet de sauver la capture au format que l'on souhaite.

=Description des états et de l'avancement de la résolution=
==Etats==
{| {{prettytable}}
!Intitulé de l'état!!Description!!Qui devrait mettre cet état
|-
|nouveau||nouveau bug, c'est l'état initial||le rédacteur du bug
|-
|commentaire||le bug nécessite plus d'informations, le rédacteur du bug devrait y préter attention||un gestionnaire ou un développeur
|-
|accepté||le bug a été lu mais n'est ni confirmé ni assigné||un gestionnaire ou le développeur dont dépend le bug
|-
|confirmé||le bug est confirmé et reproductible||un gestionnaire ou un développeur
|-
|assigné||le bug est assigné à un développeur||un gestionnaire ou un développeur qui le prend en charge
|-
|résolu||le bug devrait être résolu, en attente de la confirmation de sa résolution par le rédacteur du bug||le développeur qui a corrigé le bug
|-
|fermé||le bug est fermé||le rédacteur initial du bug ou un gestionnaire ayant confirmé le bug
|}
==Résolutions==
{| {{prettytable}}
!Intitulé de la résolution!!Description
|-
|ouvert||bug ouvert en attente
|-
|résolu||bug résolu d'après le développeur responsable
|-
|réouvert||bug considéré comme toujours existant après correction
|-
|impossible à reproduire||le bug rapporté n'arrive pas à être reproduit
|-
|impossible à corriger||il n'y a pas de possibilité de corriger le bug
|-
|doublon||le bug a déjà fait l'objet d'un rapport dans le BTS
|-
|pas un bug||Ce n'est pas considéré comme un bug
|-
|suspendu||Le bug est mis de côté
|-
|ne sera pas résolu||Le bug est reconnu mais ne sera pas résolu
|}
=Comment fermer un rapport ?=
Une fois qu'un rapport est positionné sur "résolu", voici comment procéder pour le fermer :
*Cliquer sur le bouton "Rouvrir"
*Mettre l'état du bug sur "fermer"

=Traitement des bugs dans le BTS (pour les développeurs et gestionnaires)=

*Lorsqu'un bug est résolu il faut faire attention à le marquer comme tel dans la '''version en cours''' de modif (=donc normalement la future version publiée)

*La fermeture du Bug doit être effectuée par celui qui l'a reporté.

*En l'absence d'action de sa part dans un temps raisonnable un gestionnaire le fermera.

'''Suivez vos bugs'''

=Interopérabilité=
==JavaScript==
Les interactions dynamiques d'OpenFlyers nécessitent que JavaScript soit actif. Voici une page du support AdSense de Google qui présente [https://www.google.com/adsense/support/bin/answer.py?hl=fr&answer=12654 les différentes méthodes d'activation de JavaScript] en fonction du navigateur.

BTS

2016-03-30T14:48:14Z

Ltremblet :

[[Fichier:Bts home old.png|right]]

__TOC__

=Introduction=

Nous utilisons '''Mantis''' comme outil "traceur de bugs" (ou [http://bts.openflyers.org/ Bug Tracking System]).

Pour pouvoir éditer des informations, il faut d'abord vous créer un compte. '''Ce compte est indépendant de votre accès à la plateforme OpenFlyers au gestionnaire client d'OpenFlyers'''.

Nous sommes conscient que l'utilisation de cet outil nécessite un peu plus de temps pour rapporter une anomalie que l'envoie d'un mail. Mais pour l'équipe de développement OpenFlyers, c'est un véritable gain de temps qui permet ainsi d'être plus efficace et donc de limiter les coûts.

=Créer son compte=
*Aller sur le [http://bts.openflyers.org BTS].
*Une page d'identification apparait :
[[Fichier:BTS-ident-page.png|center|600px]]
*Cliquer sur le lien '''Signup for a new account'''
*Une page permettant de créer son compte apparait :
[[Fichier:BTS-signup-page.png|center|400px]]
*Renseigner le champ '''Username''' en indiquant un identifiant de votre choix
*Renseigner le champ '''E-mail''' en indiquant une adresse e-mail valide où vous pourrez recevoir l'e-mail de demande de confirmation de création de compte.
*Cliquer sur le bouton '''Signup'''
*Une nouvelle page s'affiche indiquant qu'un e-mail de demande de confirmation de création de compte vient d'être envoyé :
[[Fichier:BTS-sent-e-mail-notification.png|center|400px]]
*Aller sur votre messagerie pour retrouver cet e-mail. L'envoi de l'e-mail est instantané mais il est possible de devoir attendre plusieurs minutes avant qu'il n'apparaisse dans votre messagerie du fait d'un traitement par votre serveur de messagerie. Si vous ne le recevez pas, vérifiez qu'il n'a pas été mis de côté (voir supprimé) par un outil anti-spam attaché à votre messagerie. Enfin, si vous ne retrouvez pas l'e-mail, envoyez-nous un e-mail de demande d'activation manuelle de votre compte en nous précisant l'identifiant que vous avez choisi pour sa création.
L'e-mail se présente ainsi :
[[Fichier:BTS-account-creation-e-mail-notification.png|center|400px]]
*Il vous faut cliquer sur le lien contenu dans le message et commençant par http://bts.openflyers.org/verify.php?id=xxxxxxxx
Vous êtes alors redirigé vers une nouvelle page du BTS vous permettant de renseigner votre mot de passe :
[[Fichier:BTS-password-creation.png|center|400px]]
*Il vous faut alors renseigner les champs '''Password''' et '''Confirm Password''' en indiquant le même mot de passe
*Il vous faut également renseigner le champ '''Real Name''' en indiquant votre nom et prénom
*Puis vous terminez en cliquant sur le bouton '''Update User'''
Vous êtes alors à nouveau sur la page d'identification dans laquelle vous renseignez :
**le champ '''Username''' avec l'identifiant que vous avez créé
**le champ '''Password''' avec le mot de passe que vous avez indiqué
**Vous pouvez également sélectionner le champ '''Remember my login in this Browser''' afin de ne pas à avoir à vous identifier à chaque connexion.
*Puis vous cliquez sur le bouton '''Login'''

=Comment rapporter un bug=
Avant de rapporter un bug, prenez le temps d'effectuer les actions suivantes :
*Vérifier que le bug n'est pas déjà rapporté.
*Renseigner les items dès le début pour éviter l'envoi dans une rubrique non adaptée.
*Choisir la bonne catégorie :

{| {{prettytable}}
!Intitulé!!Rubrique
|-
|Admin||si cela touche la partie configuration/administration
|-
|Booking||si cela touche la partie "cahier de réservations"
|-
|Flights Management|| si cela touche la partie "saisie des vols"
|-
|Accounting Management||si cela touche la partie financière
|-
|Documentation|| si cela concerne des précisions sur la documentation
|-
|Update||si cela touche l'utilitaire de changement de version
|-
|Translation||si cela touche les traductions (phrase dans une mauvaise langue ou manquante dans une langue)
|}
*Choisissez la bonne version d'OpenFlyers sur laquelle vous avez constaté le bug. Le numéro de la version d'OF que vous utilisez se trouve en bas à gauche de la page d'identification d'OF.
**1.3.x
**2.0
**2.1.0
**3.0 Alpha
**3.0.3 Alpha
*Résumé :
Rédiger un intitulé explicite

*Dans la description :
:*Si le bug est sur une version en ligne, indiquez sur quel espace client vous l'avez rencontré.
:*Si c'est une version en local, indiquez l'état dans laquelle est votre Base de données. Faire éventuellement une sauvegarde pour la figer dans un stade où le bug est reproductible.

:La description doit être complète pour que les développeurs sachent identifier l'endroit du problème.
:*La nature "réelle" (non affichage, warning, etc.) du problème et sa manifestation.
:*Quelles sont les actions qui vous conduisent au bug
:*Joindre une copie d'écran est parfois plus explicite que de long discours. Ne pas en abuser, on ne cherche pas à documenter un bug pour le contourner mais à fournir des explications au développeur pour traitement.
*En cours de traitement, utiliser les notes pour ajouter des informations, éviter les échanges par email parallèles.

*Lorsque le bug est résolu vous recevrez un email d'information :
:*Merci de bien vouloir confirmer que le bug est résolu en '''fermant votre rapport de bug'''.
:*Si vous constatez que la solution ne correspond pas à votre description (totale ou partielle), relancez le sujet en le changeant d'état.
:*Par contre si vous détectez une nouvelle anomalie rédigez un nouveau rapport de bug.
:La fermeture du Bug doit être effectuée par celui qui l'a émis.
:En l'absence d'action de votre part dans un temps raisonnable le développeur ou un administrateur le fermera.

==Faire une copie d'écran==
Il est souvent utile de joindre une copie d'écran montrant le problème. Cela permet de montrer visuellement le problème et peut nous faire gagner un temps précieux à comprendre la description du problème.

Le site de [http://www.commentcamarche.net www.commentcamarche.net] présente une explication sur [http://www.commentcamarche.net/faq/398-capture-d-ecran-copie-d-ecran comment réaliser des captures d'écran].

Sous Windows, la combinaison de touches Alt + PrintScreen donne le meilleur résultat dans la plupart des cas : la fenêtre active est capturée et placée dans le presse papier. Il faut l'enregistrer avec un nom de fichier type jpg. Pour cela il existe une multitude de [http://www.commentcamarche.net/download/graphisme-9 logiciels de traitement d'images]. Ceci dépend des utilisations que vous souhaitez en faire :
*le plus simple est l'utilitaire Paint inclut dans Windows mais il n'est pas très pratique
*[http://www.gimp.org/ Gimp] est très complet mais lourd pour juste faire des copies d'écran

[http://www.faststone.org/ FastStone] est pratique si vous devez capturer une page qui est plus grande que l'écran ou une portion de l'écran et il permet de sauver la capture au format que l'on souhaite.

=Description des états et de l'avancement de la résolution=
==Etats==
{| {{prettytable}}
!Intitulé de l'état!!Description!!Qui devrait mettre cet état
|-
|nouveau||nouveau bug, c'est l'état initial||le rédacteur du bug
|-
|commentaire||le bug nécessite plus d'informations, le rédacteur du bug devrait y préter attention||un gestionnaire ou un développeur
|-
|accepté||le bug a été lu mais n'est ni confirmé ni assigné||un gestionnaire ou le développeur dont dépend le bug
|-
|confirmé||le bug est confirmé et reproductible||un gestionnaire ou un développeur
|-
|assigné||le bug est assigné à un développeur||un gestionnaire ou un développeur qui le prend en charge
|-
|résolu||le bug devrait être résolu, en attente de la confirmation de sa résolution par le rédacteur du bug||le développeur qui a corrigé le bug
|-
|fermé||le bug est fermé||le rédacteur initial du bug ou un gestionnaire ayant confirmé le bug
|}
==Résolutions==
{| {{prettytable}}
!Intitulé de la résolution!!Description
|-
|ouvert||bug ouvert en attente
|-
|résolu||bug résolu d'après le développeur responsable
|-
|réouvert||bug considéré comme toujours existant après correction
|-
|impossible à reproduire||le bug rapporté n'arrive pas à être reproduit
|-
|impossible à corriger||il n'y a pas de possibilité de corriger le bug
|-
|doublon||le bug a déjà fait l'objet d'un rapport dans le BTS
|-
|pas un bug||Ce n'est pas considéré comme un bug
|-
|suspendu||Le bug est mis de côté
|-
|ne sera pas résolu||Le bug est reconnu mais ne sera pas résolu
|}
=Comment fermer un rapport ?=
Une fois qu'un rapport est positionné sur "résolu", voici comment procéder pour le fermer :
*Cliquer sur le bouton "Rouvrir"
*Mettre l'état du bug sur "fermer"

=Traitement des bugs dans le BTS (pour les développeurs et gestionnaires)=

*Lorsqu'un bug est résolu il faut faire attention à le marquer comme tel dans la '''version en cours''' de modif (=donc normalement la future version publiée)

*La fermeture du Bug doit être effectuée par celui qui l'a reporté.

*En l'absence d'action de sa part dans un temps raisonnable un gestionnaire le fermera.

'''Suivez vos bugs'''

=Interopérabilité=
==JavaScript==
Les interactions dynamiques d'OpenFlyers nécessitent que JavaScript soit actif. Voici une page du support AdSense de Google qui présente [https://www.google.com/adsense/support/bin/answer.py?hl=fr&answer=12654 les différentes méthodes d'activation de JavaScript] en fonction du navigateur.

Fichier:Bts home old.png

2016-03-30T14:47:51Z

Ltremblet :

Accueil

2016-03-24T13:36:03Z

Ltremblet : /* Présentation */

[[File:2013-OF4-launch.gif|right|link=OF_doc4-fr:Montée-de-version]]

Bienvenue sur la documentation de la '''version 1''' d'OpenFlyers.

Cette version est obsolète. Les versions en vigueurs sont les versions 3 et 4.

Vous pouvez retrouver leur documentation sur les pages suivantes :
*[[OF_doc3-fr:Accueil|Documentation OpenFlyers version 3]]
*[[OF_doc4-fr:Accueil|Documentation OpenFlyers version 4]]

You can also access to our [[OF_doc-en:Main-Page2|english documentation]].

=Présentation=
*[[Bien débuter avec OpenFlyers|Bien débuter avec OpenFlyers]]
*[[Technologies de géolocalisation pour aéronautique|Technologies de géolocalisation pour aéronautique]]
*[[Formations OpenFlyers|Formations OpenFlyers]]

=FAQ=
*[[FAQ client|FAQ clients]]
*[[FAQ utilisateur|FAQ utilisateur]]
*[[FAQ administrateur 2.0|FAQ administrateur version 2.0]]
*[[FAQ administrateur|FAQ administrateur]]
*[[FAQ comptabilité|FAQ comptabilité]]
*[[FAQ export]]
*[[FAQ AeroBox]]

=Documentation Administrateurs=
*[[Documentation administrateur|Documentation administrateur]]
*[[Liste de diffusion|Gérer une liste de diffusion sur OpenFlyers]]
*[[Formules de calcul|Formules de calcul]]

==Comptabilité==
*[[Use-Accounting2.1|Utilisation de la comptabilité sur version 2.1]]

===Facturation client===
*[[Gestion des ventes|Gestion des ventes version]]

===FAQ comptabilité===
*[[FAQ comptabilité|FAQ comptabilité version]]

==Maintenance==
*[[Maintenance aéronautique|Maintenance aéronautique]]
*[[Suivi de navigabilité|Suivi de la navigabilité]]

===Requêtes permettant de générer des rapports===
*[[OF_doc-en::Export generator 2.0|Génération d'export version 2.0]]
*[[OF_doc-en::Export generator 2.1|Génération d'export version]]

=Documentation Utilisateurs=
*[[Documentation utilisateur 2.0|Documentation utilisateur version 2.0]]
*[[Documentation utilisateur|Documentation utilisateur]]

=[[OF_wiki:|Documentation Webmasters et Développeurs]]=

=[[BTS|Rapporter des bugs]]=

=[[Trucs et astuces|Trucs et astuces]]=
==[[Kiosque PC|Mettre en place un PC kiosque]]==
==[[Réseau Internet hybride|Mettre en place un réseau internet hybride]]==

Écritures comptables

2016-03-24T13:21:16Z

Ltremblet : Remplacement de texte — « Getting_started_with_OpenFlyers » par « Bien débuter avec OpenFlyers »

=Règles sur les écritures=

En comptabilité, il ne peut y avoir d'écriture de débit négatif ou de crédit négatif.

=Les 4 grands types d'écritures=
Note : quelque soit l'écriture (=ensemble de mouvements)
elle doit toujours être équilibrée (=la somme des débits doit être égale à la somme des crédits)

==Facture fournisseur==
'''Attention :''' nous présentons ici uniquement la saisie d'une facture fournisseur d'un produit non immobilisé. Cf. le cas d'une [[#Facture_fournisseur_d.27immobilisation|facture fournisseur d'un produit immobilisé]].

J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Stylo (compte de charge)||15 €||
|-
|TVA déductible (445660) ||2.94 €||
|-
|Papeterie||||17.94 €
|}
A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 17.94 € sur son compte

Dans le cas où l'on ne gère pas la TVA, l'écriture devient :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Stylo (compte de charge)||17.94 €||
|-
|Papeterie||||17.94 €
|}

===Facture fournisseur intra-communautaire===
*http://www.eguens.com/v2/comptabilite/cours/tva-intracommunautaire.php
J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie allemande :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Stylo (compte de charge)||15 €||
|-
|TVA déductible (445660)||2.94 €||
|-
|Papeterie (401)||||15 €
|-
|TVA due intracommunautaire (445200)||||2.94 €
|}
A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 15.00 € sur son compte

====Passage de la TVA fournisseur en intra-communautaire====
Si cette facture a déjà été [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur|saisie comme une facture fournisseur normale]], alors il faut rajouter les écritures :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|TVA déductible intracommunautaire(445661)||2.94 €||
|-
|TVA due intracommunautaire (445200)||||2.94 €
|}

==Facture client==
Je vend un stylo à 20 € HT + 3.92 € de TVA à un client :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Client||23.92 €||
|-
|Stylo (compte de produit)||||20 €
|-
|TVA collectée (445710) ||||3.92 €
|}
A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le client à un solde débiteur 23.92 € sur son compte

Dans le cas où l'on ne facture pas la TVA, l'écriture devient :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Client||20 €||
|-
|Stylo (compte de produit)||||20 €
|}

==Paiement (à un fournisseur)==
Je fais un chèque de 17.94 € à mon papetier :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Papeterie||17.94 €||
|-
|Trésorerie||||17.94 €
|}

==Encaissement (d'un client)==
Je reçois un chèque de 23.92 € de mon client :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Client||||23.92 €
|-
|Trésorerie||23.92 €||
|}

=Avoirs=
==Avoir clients==
Si vous souhaitez faire bénéficier un client d'un avoir sur ses futures factures (par exemple dans le cas où il paie une facture d'essence qui est normalement supportée par la structure), il vous faut saisir une écriture qui va créditer son compte client et débiter un compte produit. Cependant, normalement, on ne débite pas les comptes produits. Il faut donc enregistrer le mouvement sur un compte produit particulier en 709x. Voici un exemple avec un avoir sur des prestations de service à venir :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Compte client (411)||||119.60 €
|-
|TVA collectée (445710) ||19.60 €||
|-
|Compte remise (709600 dans le cas d'une remise des services en 706)||100.00 €||
|}

Dans le cas où l'on ne gère pas la TVA, l'écriture devient :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Compte client (411)||||119.60 €
|-
|Compte remise (709600 dans le cas d'une remise des services en 706)||119.60 €||
|}

===Remises sur facture clients===
Si vous souhaitez effectuer une remise sur une facture client, il faut passer une écriture de ce sens opposé à l'écriture correspondant à la facture en tenant compte de la TVA, si applicable.

==Avoir fournisseurs==
Un avoir fournisseur peut correspondre à une remise ou à un retour sur achat.
===Remise sur facture fournisseur===
''A documenter''

===Retour sur achat fournisseur===
Il s'agit d'annuler partiellement ou totalement une facture du fait du retour du produit ou d'une partie des produits. Dans ce cas, les écritures à passer corresponde exactement à l'opposé des écritures de d'une [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur|facture fournisseur]] :

J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie puis finalement, le stylo ne met plait pas, je le ramène et le fournisseur me rembourse. Je dois donc saisir une écriture qui annulera la 1ère facture :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Stylo (compte de charge)||||15 €
|-
|TVA déductible (445660) ||||2.94 €
|-
|Papeterie||17.94 €||
|}

Dans le cas où l'on ne gère pas la TVA, l'écriture devient :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Stylo (compte de charge)||||17.94 €
|-
|Papeterie||17.94 €||
|}

Si le fournisseur m'a fait un avoir, alors le montant de cet avoir doit correspondre au solde du compte du fournisseur (sous réserve que l'ensemble de ses factures soient payées).

Si le fournisseur m'a remboursé le trop perçu, alors il faut également [[#Remboursement_fournisseur|saisir un remboursement fournisseur]].

=Factures clients spécifiques=
==Saisie d'une facture client Google AdSense==
Je vend à Google AdSense de l'espace publicitaire. Sur leur attestation de revenus, il n'y a pas mention de TVA. Sur leur FAQ, il est noté : "Dans ce cas [je suis hors d'Irlande], les paiements dus sont effectués par Google Ireland, entreprise régie par les lois irlandaises. Conformément aux termes de votre contrat avec Google, les services fournis sont soumis au mécanisme d'autoliquidation : la TVA est due par le bénéficiaire du service, à savoir Google Ireland, conformément à l'article 196 de la directive 2006/112/CE du Conseil."

C'est donc Google (le bénéficiaire du service) qui se charge d'acquitter la TVA.
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Client AdSense||20 €||
|-
|Stylo (compte de produit)||||20 €
|}

=Factures fournisseurs spécifiques=
==Achat direct==
On appelle "achat direct" un achat pour lequel on a effectué le paiement directement et dont on ne souhaite pas gérer le compte fournisseur. Cela permet d'avoir 1 seule saisie au lieu de 2 normalement à savoir :
*[[#Facture_fournisseur|Facture fournisseur]]
*[[#Paiement_.28.C3.A0_un_fournisseur.29|Paiement au fournisseur]]
Ainsi, comptablement, on a les écritures suivantes :

{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Stylo (compte de charge)||15 €||
|-
|TVA déductible (445660) ||2.94 €||
|-
|Trésorerie||||17.94 €
|}

==Saisie d'une facture fournisseur Google AdWords==
J'achète à Google AdWords de l'espace publicitaire. Sur leur facture, il n'y a pas mention de TVA. Par contre, il est mentionné : "conformément à l'article 196 de la directive du Conseil 2006/112/EC, la TVA sur ce service est due par le bénéficiaire du service." (à savoir nous).

Dans ce cas, on saisit la facture sans la TVA et [[#Passage_de_la_TVA_fournisseur_en_intra-communautaire|on saisit ensuite 2 lignes fictives qui s'équilibrent]]. Cette opération est possible car Google est en Irlande (il s'agit donc d'une TVA intra-communautaire).

==Facture fournisseur d'immobilisation==
Référence : [http://www.eguens.com/v2/comptabilite/cours/enregistrer-achat-immobilisation.php enregistrer achat immobilisation].

J'achète un avion à 150 000 € HT + 29 400 € de TVA chez un constructeur :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Immobilisation corporelle (21xxxx)||150 000 €||
|-
|TVA déductible sur immobilisations (445620) ||29 400 €||
|-
|Constructeur (401xxx)||||179 400 €
|}
A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 179 400 € sur son compte

=Remboursement fournisseur=
Si j'ai payé trop à un fournisseur ou que j'ai retourné un achat, ce dernier va me rembourser le trop perçu. Un remboursement fournisseur correspond à l'opposé d'un paiement fournisseur :

Mon papetier me fait un chèque de 17.94 € :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Papeterie||||17.94 €
|-
|Trésorerie||17.94 €||
|}

=Revenus mobiliers=
Dans ce type de revenu, il n'y a pas de facture et il n'y a pas de client. Il suffit donc de saisir un mouvement entre le compte de trésorerie (au débit dans le cas d'un revenu positif) et le compte de produit correspondant à l'enregistrement des revenus mobiliers (compte 764 par exemple).

=Paiement de la TVA=
==TVA annuelle==
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|TVA à décaisser (445510)||X €||
|-
|Compte courant (512xxx)||||X €
|}

==Acomptes de TVA==
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Taxes sur le chiffre d'affaires à régulariser ou en attente - Acomptes - Régime simplifié d'imposition (445810)||X €||
|-
|Compte courant (512xxx)||||X €
|}

=Solde de compte de bilan=
Normalement, il n'y a pas lieu de modifier le solde d'un compte de bilan autrement que lors de la mise en place de la comptabilité. Cette initialisation s'effectue lors du [[Bien débuter avec OpenFlyers#Rapatrier_les_.C3.A0_nouveaux_des_comptes_de_bilan|rapatriement des à nouveaux]]. Dans OpenFlyers, elle est [[Bien débuter avec OpenFlyers#Rapatrier_les_.C3.A0_nouveaux_des_comptes_clients|automatisable pour les comptes clients]]. Elle peut être décalée dans le temps et doit être faite manuellement pour les autres comptes de bilan sur le modèle ci-dessous qui correspond au type d'écriture généré automatiquement pour l'import des comptes clients :

{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|[[Comptabilité#Comptes_de_bilan|Compte de bilan concerné]]||10.000 €||
|-
|[[Comptabilité#Compte_de_report_.C3.A0_nouveau|Report à nouveau]]||||10.000 €
|}

==Initialiser le solde d'un compte de trésorerie==
'''Attention''' : dans le cas d'un compte de trésorerie il faut penser que le signe du solde doit être inversé par rapport au relevé de banque. Ainsi, si le compte de trésorerie est positif de +1234 €, alors il faut saisir un flux qui va le débiter de +1234 €. L'écriture comptable sera donc la suivante :

{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Compte de trésorerie||1.234 €||
|-
|[[Comptabilité#Compte_de_report_.C3.A0_nouveau|Report à nouveau]]||||1.234 €
|}

Dans la version 3 d'OpenFlyers cette opération se fait au travers de la [[Use_Accounting3#Saisie_d.27un_flux|saisie d'un flux]].

=Subventions=
==Subventions d'exploitation==
*[http://www.compta-facile.com/la-comptabilisation-des-subventions-dexploitation/ La comptabilisation des subventions d'exploitation]
===Subventions d’exploitation accordées sans conditions===
Enregistrement de la "promesse" de subvention (par exemple lors de l'obtention d'un document officiel indiquant l'obtention de la subvention)
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Subventions d’exploitation à recevoir ([[Comptabilité#Comptes_de_tiers|4417]] - compte de tiers)||10.000 €||
|-
|Subventions d’exploitation ([[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#74._Subventions_d.27exploitation|74]] - compte produit)||||10.000 €
|}

Lorsque la subvention est réellement encaissée, il faut [[#Saisie_d.27un_encaissement_.28d.27un_client.29|saisir cet encaissement]] sur le compte 4417.

==Subventions d'investissement==
*[http://www.compta-facile.com/subventions-dinvestissement-comptabilite/ La comptabilisation des subventions d'investissement]

=Transfert de charge=
Dans certains cas, de l'argent peut "arriver" sur le compte de trésorerie sans que cela soit pour autant une recette issue d'une facturation client. C'est le cas par exemple :
*Lorsqu'une assurance rembourse un sinistre,
*Lorsque des utilisateurs bénéficient d'une subvention attribuée par leur fédération et qui est versée sur le compte de leur de leur structure

L'écriture de transfert de charge correspond alors à enregistrer :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Trésorerie (512)||100.00 €||
|-
|Transfert de charge (791) ||||100.00 €
|}

Il n'y a pas d'opération de TVA à associer.

=Écritures de fin d'exercice avant la clôture de la comptabilité=
OpenFlyers n'implémente pas de fonctionnalité permettant de générer automatiquement les écritures de fin d'année à passer en comptabilité hormis l'[[#.C3.89criture_d.27apurement_des_comptes_de_r.C3.A9sultat|écriture d'apurement du compte de résultat]]. Il peut être nécessaire de faire appel à un expert-comptable.

Entre autre, il faut penser à :
*Calculer le solde de TVA lorsque la structure est soumise à la TVA
*Corriger éventuellement les ventilations des salaires et charges sociales
*[[#.C3.89critures_de_transfert_des_produits_et_charges_constat.C3.A9es_d.27avance|Transférer les produits et charges constatées d'avance]]
*Passer les amortissements et provisions pour charge
*Passer l'[[#.C3.89criture_d.27apurement_des_comptes_de_r.C3.A9sultat|écriture d'apurement des comptes de résultat]]

==Écriture d'apurement des comptes de résultat==
L'écriture d’apurement des comptes de charges (6x) et de produits (7x) se fait après édition du compte de résultat au 31 décembre de l'année considérée.

Le but est de solder (=mettre à 0) tous les comptes de résultat et d'injecter le résultat de l'exercice dans le compte 129000 (perte) ou 120000 (bénéfice).

[[Use_Accounting3#Solder_les_comptes|La version 3 d'OpenFlyers intègre un module]] permettant d'effectuer cette opération semi-automatiquement.

==Écriture de report à nouveau==
Cette écriture n'a pas besoin d'être passée dans OpenFlyers lorsqu'on ouvre un nouvel exercice Comptable. En effet, les à nouveaux sont repris automatiquement du solde de l'exercice précédent.

Cependant, lorsqu'on crée de nouveaux comptes, lorsqu'on met en place la comptabilité dans OpenFlyers, il peut être nécessaire de passer une ou plusieurs écritures de report d'à nouveau. Il s'agit de saisir un flux au sens OpenFlyers en effectuant un mouvement entre un compte bilan 110000 "Report à nouveau" et le ou les comptes concernés. Voir saisie d'un flux sur la [[Use_Accounting3#Saisie_d.27un_flux| version 3]] et la [[Use_Accounting4#Saisie_d.27un_flux| version 4]].

==Écritures de transfert des produits et charges constatées d'avance==
L'idéal est d'avoir des comptes produits dédiés pour recevoir les ventes correspondant à des produits constatés d'avance. Il en est de même pour les comptes de charges.

Ainsi, supposons que nous ayons un compte produit ''Cotisation N+1'' recevant [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Cotisations.2Fabonnements_ann.C3.A9e_N.2B1|les produits des cotisations valables pour l'année suivante]]. En fin d'année, ce compte produit à un solde X. Il faut transférer le montant de ce solde sur un compte de produits constatés d'avance :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Cotisations N+1 (compte de produit)||X €||
|-
|Produits constatés d'avances ([[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#48._Comptes_de_r.C3.A9gularisation|compte de tiers 487]])||||X €
|}

Après l'ouverture du nouvel exercice, il faudra [[#.C3.89critures_de_r.C3.A9affectation_des_produits.2Fcharges_constat.C3.A9es_d.27avances|réaffecter les produits/charges constatées d'avances]].

=Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité=
==Écritures de réaffectation des produits/charges constatées d'avances==
Avant la clôture de la comptabilité, s'il a été nécessaire de [[#.C3.89critures_de_transfert_des_produits_et_charges_constat.C3.A9es_d.27avance|transférer des produits ou charges constatées d'avances]], alors après l'ouverture de la comptabilité, il faut réaffecter ces montants sur les comptes produits "normaux".

Ainsi, supposons que nous ayons passé un mouvement de X € entre le compte produit ''Cotisations N+1'' et le compte de produits constatés d'avance. Alors il faudra réaffecter ce même montant sur le compte produit ''Cotisations N'' :
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit
|-
|Produits constatés d'avances ([[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#48._Comptes_de_r.C3.A9gularisation|compte de tiers 487]])||X €||
|-
|Cotisations (compte de produit)||||X €
|}

Comptabilité

2016-03-24T13:21:13Z

Ltremblet : Remplacement de texte — « Getting_started_with_OpenFlyers » par « Bien débuter avec OpenFlyers »

=Présentation=
Cette page présente la comptabilité en général. Il existe d'autres pages en relation avec ce sujet :
*la [[Configuration_Accounting3|configuration]] de la comptabilité dans OpenFlyers version 3
*la [[Configuration_Accounting4|configuration]] de la comptabilité dans OpenFlyers version 4
*l'[[Use_Accounting3|utilisation]] du module de comptabilité d'OpenFlyers version 3
*l'[[Use_Accounting4|utilisation]] du module de comptabilité d'OpenFlyers version 4
*les [[Conseils spécifiques pour la comptabilité|conseils]] sur la comptabilité

=Définitions=

==Comptabilité==
[http://fr.wikipedia.org/wiki/Comptabilit%C3%A9 définition de la comptabilité d'après wikipedia]

==Principe de la partie double==
[http://fr.wikipedia.org/wiki/Comptabilit%C3%A9_en_partie_double définition de la partie double d'après wikipedia]

==[[Écritures comptables#R.C3.A8gles_sur_les_.C3.A9critures|Règles concernant les écritures]]==

=Que fait OpenFlyers ?=
A partir de la version 3, OpenFlyers gère la saisie des écritures courantes de la comptabilité :
*facturation client
*facturation fournisseur
*encaissements
*paiements
*mouvements de compte à compte

=La Comptabilité=
==[[Wikipedia-fr:Plan_comptable_g%C3%A9n%C3%A9ral_%28France%29#Cadre_comptable|Plan comptable à la française]]==
===[[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#Cadre_comptable|Comptes de bilan]]===
Les comptes de bilan regroupent l'ensemble des comptes qui ne sont pas réinitialisés lors d'un changement d'exercice comptable, c'est à dire que leur solde être conservé d'un exercice à l'autre pour assurer notamment la traçabilité des dettes envers [[#Comptes_de_tiers|les tiers]].

====[[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#11._Report_.C3.A0_nouveau|Compte de report à nouveau]]====
Le compte report à nouveau est utilisé pour l'initialisation des comptes bilan ainsi que pour contenir déterminer le bénéfice ou le déficit d'un exercice comptable.

====[[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#16._Emprunts_et_dettes_assimil.C3.A9es|Comptes d'emprunts et de dettes assimilées]]====
Les comptes d'emprunts et de dettes assimilées sont des comptes du bilan : leur solde n'est pas réinitialisé d'un exercice comptable à l'autre.

====[[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#Classe_4_:_Comptes_de_tiers|Comptes de tiers]]====
Les comptes de tiers sont des comptes du bilan : leur solde n'est pas réinitialisé d'un exercice comptable à l'autre.

Dans le plan comptable à la française, les comptes de tiers ont une racine en 4 ou 5.

Ils regroupent :
*[[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#40._Fournisseurs_et_comptes_rattach.C3.A9s|Les comptes fournisseurs, racine en 401]]
*[[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#41._Clients_et_comptes_rattach.C3.A9s|Les comptes clients, racine en 411]]
*[[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#44._.C3.89tat_et_autres_collectivit.C3.A9s_publiques|Les comptes représentant les collectivités pour les subventions, racine en 441]]
*[[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#48._Comptes_de_r.C3.A9gularisation|Les comptes de régularisation]]

====[[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#Classe_5_:_Comptes_financiers|Comptes financiers]]====
Les comptes financiers regroupent :
*[[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#51._Banques.2C_.C3.A9tablissements_financiers_et_assimil.C3.A9s|Les comptes bancaires, racine en 512]]
*[[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#53._CAISSE|Les comptes de caisses, racine en 531]]

===[[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#Cadre_comptable|Comptes d'exploitation]]===
Ou comptes de résultat. A l'opposé des comptes de bilan, les comptes d'exploitation sont remis à zéro à chaque changement d'exercice.

====[[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#Classe_6_:_Comptes_de_charges|Comptes de charges]]====
([[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#Classe_6_:_Comptes_de_charges|en France: comptes 6xxxxx]])

Les comptes de charges permettent de regrouper les coûts supportés par la structure sur un exercice donné. Il reçoivent les contreparties des factures fournisseurs.

Les principaux comptes de charges ont leur racine en [[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#60._Achats_.28sauf_603.29|60]] ou [[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#61._Services_ext.C3.A9rieurs|61]]. Le 61 permet de désigner les "Services extérieurs". C'est donc sur cette racine que trouveront leur place les charges "immatérielles" comme les assurances.

====[[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#Classe_7_:_comptes_de_produits|Comptes de produits]]====
([[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#Classe_7_:_comptes_de_produits|en France: comptes 7xxxxx]])

Les comptes de produits permettent de regrouper les ventes effectuées par la structure sur un exercice donné. Il reçoivent les contreparties des factures clients/utilisateurs.

De façon simplifiée, le total des soldes des comptes de produits représente le [[Wikipedia-fr:Chiffre_d'affaires|chiffre d'affaire]] de la structure.

==Présentation des comptes dans OpenFlyers==
===Comptes utilisateurs===
Au sens comptable, il s'agit en général de [[#Comptes_clients|comptes clients]] mais parfois également de [[Comptabilité#Comptes_fournisseurs|comptes fournisseurs]]. L'appellation "compte utilisateur" est propre à OpenFlyers et permet de coupler un compte comptable avec un utilisateur de la plateforme OpenFlyers.

*Les comptes sont débités des factures (activités, cotisations, etc.)
*Les comptes utilisateurs sont crédités par les paiements des utilisateurs (carte bancaire, chèques, liquide, etc.) que l'on nomme dans OpenFlyers les '''encaissements'''.

Quand un compte utilisateur est crédité par un encaissement, l'autre entrée (qui est un débit) doit affecter un compte de trésorerie (selon la ventilation paramétrée dans le gestionnaire des encaissements)

===Comptes ressources===
Les comptes ressources sont une notion propre à OpenFlyers. Ils servent à coupler des [[#Comptes_d.27exploitation|comptes d'exploitation]] liés aux ressources.

===Comptes clients===
([[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#41._Clients_et_comptes_rattach.C3.A9s|en France: comptes 411xxx]])

*Les comptes sont débités des factures clients (vente de produit)
*La contrepartie va au crédit sur un compte de produit.
*Les encaissements des clients sont crédités sur le compte client et débité sur le compte de trésorerie

===Comptes fournisseurs===
([[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#40._Fournisseurs_et_comptes_rattach.C3.A9s|en France: comptes 401xxx]])

*Les comptes sont crédités des factures fournisseurs (loyers, eau, électricité, etc.)
*La contrepartie va au débit sur un compte de charge.
*Les paiements des fournisseurs sont débités sur le compte fournisseur et crédité sur le compte de trésorerie

===Comptes de trésorerie===
([[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#Classe_5_:_Comptes_financiers|en France: comptes 5xxxxx]])

Les comptes de trésorerie sont essentiellement des comptes bancaires.

'''Attention :''' les mouvements sur ces comptes se font dans le sens opposé du relevé de compte bancaire. Ainsi, une opération au débit sur un relevé de compte bancaire sera enregistré en comptabilité au crédit et une opération au crédit sur un relevé de compte bancaire sera enregistré au débit.

===Comptes de TVA===
([[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#44._.C3.89tat_et_autres_collectivit.C3.A9s_publiques|en France comptes 445xxx]])

Les comptes de TVA sont utilisés pour enregistrer les contreparties liées à la TVA des factures fournisseurs et des factures clients.

Ils ne sont pas usités dans les associations qui ne facturent pas la TVA à leurs clients et qui n'ont donc pas besoin de gérer la contrepartie liée à la TVA des factures fournisseurs.

===[[#Comptes_de_charges|Comptes de charges]]===

===[[#Comptes_de_produits|Comptes de produits]]===
Normalement, dans OpenFlyers, la majorité des factures clients doivent être affectées à des [[#Comptes_ressources|comptes ressources-produits]] étant donné que les structures utilisant OpenFlyers génèrent l'essentiel de leur chiffre d'affaire par le biais de la mise à disposition de ressources.

===Comptes bilan===
([[Wikipedia-fr:Plan_comptable_général_(France)#Cadre_comptable|en France : comptes 1, 2, 3, 4, 5]])

Dans OpenFlyers, on ne met dans les comptes de bilan que les comptes qui ne sont ni des comptes de trésorerie, ni des comptes clients, ni des comptes fournisseurs

====[[#Compte_de_report_.C3.A0_nouveau|Report à nouveau]]====
*Compte 110000

==[[Écritures comptables|Les écritures comptables]]==
==Comptabilités multiples==
Dans le cas ou des entreprises ou associations mettent en commun des ressources qu'ils gèrent conjointement sur une même plateforme OpenFlyers, il est possible de mettre en place des comptabilités distinctes pour chaque entité.

===Facturations automatiques entre entités comptables distinctes===
Dans le cas où chaque utilisateur dispose d'un compte unique dans une seule des entités, alors l'utilisateur est facturé dans la comptabilité de son entité d'appartenance quelque soit la ressource utilisée.

Si la ressource utilisée appartient à une autre entité que celle à laquelle l'utilisateur est client alors il est possible de mettre en place des facturations automatiques entre les entités mises en jeu et cela dans chacune des comptabilités.

Exemple avec 2 entités A et B, un utilisateur U client de l'entité A et une ressource R appartenant à l'entité B. On considère que l'utilisateur U utilise la ressource R.
*L'utilisateur U sera débité sur son compte client de l'entité A et la contrepartie ira sur un compte produit de cette entité :
{| class="wikitable"
!'''comptabilité A'''!!Débit!!Crédit
|-
|Compte client Utilisateur U||X €||
|-
|Compte produit Ressource R||||X €
|}

*Mais comme la ressource R appartient à l'entité B, alors l'entité B va enregistrer automatiquement une écriture de débit sur le compte client A et la contrepartie ira sur un compte produit de l'entité B :
{| class="wikitable"
!'''comptabilité B'''!!Débit!!Crédit
|-
|Compte client Entité A||X €||
|-
|Compte produit Ressource R||||X €
|}

*Parallèlement, l'entité A, enregistre également le fait qu'elle est facturée par le fournisseur entité B :
{| class="wikitable"
!'''comptabilité A'''!!Débit!!Crédit
|-
|Compte charge Ressource R||||X €
|-
|Compte fournisseur Entité B||X €||
|}

=Principes comptables généraux=
==Règles de saisies de la comptabilité courante==
Ces règles s'incrivent dans le cadre du [[Bien débuter avec OpenFlyers#Workflow_des_actions_hebdomadaires.2Fmensuelles|workflow proposé par OpenFlyers]].
#La facturation client et les encaissements clients sont normalement saisies au jour le jour soit par les utilisateurs soit par des gestionnaires
#Il faut saisir les factures fournisseurs au vu des factures
#Nous recommandons de saisir les écritures bancaires au vu du relevé de banque et en utilisant la date d'enregistrement indiquée sur le relevé de banque. Cette forme de saisie vaut alors pointage.
Le principe est normalement de saisir les paiements et les encaissements à la vue des chèques, bordereaux, etc. puis ensuite de vérifier que l'on tombe juste avec la banque. Mais il est plus simple de saisir les écritures bancaires au vu du relevé : cela permet d'être tout de suite juste avec la banque. Cette façon de procéder ne peut s'appliquer que si on limite le paiement par chèque qui ne permet pas de maitriser la date d'encaissement par le fournisseur. Il faut ainsi privilégier les paiements par carte bancaire ou par virement qui permettent une prise en compte immédiate ou quasiment immédiate de la part de la banque et évitent ainsi les problèmes de "chèque dans la nature" car non encaissés par le fournisseur.
En procédant ainsi, les vérifications s'en trouvent simplifiées.

==Traçabilité des écritures==
Afin d'assurer la traçabilité des écritures comptables, il n'est pas possible d'effacer une écriture comptable validée. Cela permet de garantir la confiance entre les parties prenantes (utilisateurs, gestionnaires et OpenFlyers). Par contre, il est toujours possible d'annuler l'effet d'une écriture en saisissant un flux opposé. (cf. procédure pour [[Use_Accounting3#Annuler_l.27effet_d.27une_.C3.A9criture_comptable|OpenFlyers version 3]] et [[Use_Accounting4#Annuler_l.27effet_d.27une_.C3.A9criture_comptable|OpenFlyers version 4]]).

==Vérifications sur la comptabilité courante==
En respectant les [[#R.C3.A8gles_de_saisies_de_la_comptabilit.C3.A9_courante|recommandations de saisie d'OpenFlyers de la comptabilité courante]], les éléments à vérifiés sont les suivants :
#On vérifie que l'on tombe juste sur le solde du compte bancaire : le solde du compte bancaire sur la plateforme OpenFlyers doit correspondre au solde présent sur le relevé de banque à la même date. Si une erreur apparait, on procède par dychotomie pour identifier à partir de quelle date, les soldes sont différents et ainsi retrouver l'écriture en défaut. C'est seulement une fois que ce travail est effectué, que l'on peut passer à l'étape suivante.
#On vérifie que les comptes fournisseurs sont tous à 0 et lorsqu'ils ne sont pas à 0, on doit être capable de dire pourquoi (facture non payée par exemple). En effet, on peut être juste au niveau de la banque sans que pour autant le compte fournisseur débité soit le bon.
#Il reste alors à contrôler le chiffre d'affaire. Pour cette vérification le plus simple est de vérifier que le chiffre d'affaire correspond au volume de l'activité multiplié par le prix unitaire. Dans certains cas, cette vérification n'est pas aisée (changements de tarifs en cours d'année par exemple). Il faut donc scinder le volume en autant de composantes qu'il peut y avoir de tarifs.

=Quelques conseils généraux=
==[[Bien débuter avec OpenFlyers#Passer_en_production|Passer en production sur la saisie des vols dans OpenFlyers]]==

==[[Bien débuter avec OpenFlyers#Workflow|Mettre en place un workflow]]==

==Gestion comptable de cas particuliers==
===Débiter les vols mécaniques===
Les vols mécaniques sont une charge pour une structure. La structure peut être tentée de ne pas faire apparaitre cette charge dans sa comptabilité car il n'y a personne à facturer. Cependant OpenFlyers recommande de facturer les vols mécaniques au même tarif que autres vols pour plusieurs raisons :
*Cela permet de suivre d'une manière comptable le coût de la mécanique (et notamment sa partie "vols") et éventuellement de détecter des dérives. C'est aussi utile lorsque l'on veut calculer le prix de revient d'une ressource.
*Cela permet de contrôler plus facilement le chiffre d'affaire de la structure puisque le produit reste proportionnel aux heures de vol.
*L'impact sur le résultat est nul puisque la charge est égale au produit. De ce fait cela n'a pas de conséquence fiscale pour les structures soumises à l'impôt sur les sociétés ou à la TVA.
*Seul le rapport du résultat par rapport au chiffre d'affaire est très légèrement modifié.
Par contre la facturation d'un vol mécanique s'effectue en débitant un compte de charge au lieu d'un compte client. Ainsi, c'est neutre pour les utilisateurs.

===TVA sur les ventes à soi-même===
Lorsque vous faites de la vente à vous-même vous devez calculer la TVA correspondante. Cette opération est neutre car vous déduisez aussi la TVA déductible pour le même montant.

===Saisie des salaires===
Nous recommandons de dissocier les salaires en 2 parties :
*Le salaire net versé au salarié qui fait l'objet d'un mouvement qui crédite le compte "fournisseur" du salarié (401MARTIN pour M. MARTIN) et débite le compte de charge ''Rémunérations brutes'' (641100)
*Les taxes sur les salaires regroupées en un seul mouvement qui crédite le compte "fournisseur" URSSAF (431000) et débite le compte de charges ''Cotisations à l'URSSAF'' (645100)
Nous recommandons de saisir ces écritures récurrentes en tant que facture fournisseur (cf. procédure pour la [[Use_Accounting3#Saisie_des_factures_fournisseurs|version 3]] et la [[Use_Accounting4#Saisie_des_factures_fournisseurs|version 4]]). Cela permet d'enregistrer la ventilation des mouvements et ensuite de simplifier cette saisie.

==Contrôle du chiffre d'affaire==
Le contrôle du chiffre d'affaire est une opération que devrait faire les personnes en charge de la validation des comptes.

Contrôler le chiffre d'affaire c'est vérifier que ce que l'on a fabriqué à bien était facturé (ou stocké).

Dans le cas des vols, il n'y a pas de stock possible. Donc le contrôle du chiffre d'affaire est très simple : on prend le nombre d'heures de vol faite par un avion et on multiplie par son coÃ»t horaire. On vérifie alors que le CA lié à cet avion correspond avec l'ensemble facturé qui apparait dans les comptes produits.

Exemple :
*L'avion UE a fait 300 heures de vols en 2008.
*Le prix de l'heure de vol est de 100 €.
*Le chiffre d'affaire lié à l'avion est alors de 300*100 = 30 000 €.
*Le compte produit de l'avion doit donc faire apparaître exactement un solde de 30 000 €.

Il faut tenir compte des changements tarifaires intervenus durant l'année. Le trésorier devrait donc fournir un état des heures de vol sur chacune des périodes tarifaires de l'année. D'où l'utilité d'effectuer les changements de tarifaire au 1er d'un mois : les états sont plus faciles à créer.

Il faut également tenir compte des différents tarifs (double commande, baptêmes de l'air, etc.)

Ainsi, le trésorier ou le secrétaire devrait communiquer un tableau pour chaque avion (ou chaque type avion) avec une ligne par type de vol (impliquant un tarif différent) et une colonne par date d'application du tarif.

Un autre tableau devrait comporter la ventilation des heures en fonction des mêmes éléments.

Il suffit alors de multiplier les cellules du premier tableau avec celles du second tableau puis d'additionner le tout : on obtient le chiffre d'affaire de l'avion (que l'on doit comparer avec le chiffre d'affaire effectivement facturé).

==Messages d'alertes==
Nous recommandons comme bonne pratique d'attirer l'attention des utilisateurs autorisés à valider les vols ou les écritures comptables que '''tout message d'alerte apparaissant dans l'espace d'administration doit conduire à stopper la validation des écritures''' dans l'attente de la résolution du problème par l'administrateur.

FAQ client

2016-03-24T13:21:13Z

Ltremblet : Remplacement de texte — « Getting_started_with_OpenFlyers » par « Bien débuter avec OpenFlyers »

=Fonctionnement d'OpenFlyers=
==[[Modèle_commercial_et_compte_client_OpenFlyers#Fonctionnement_.C3.A9conomique|Fonctionnement économique]]==

==Fonctionnement applicatif==
Les composants logiciels utilisés pour développer notre applicatif sont tous open source (notamment PHP et MySQL).

La version 2.0 du logiciel OpenFlyers, propriété de la S.A.R.L. OpenFlyers, est sous licence semi-libre : il peut être installé et utilisé pour les besoins propres d'une structure aéronautique mais il ne peut être commercialisé par une société tiers sans licence spécifique (même à la demande d'un seul client) ou déployé pour des filiales d'une structure commerciale ou non.

Les versions ultérieures à la version 2.0 du logiciel OpenFlyers, sont commercialisées uniquement par le biais d'un abonnement auprès de la S.A.R.L. OpenFlyers qui en garde l'hébergement exclusif.

==[[Modèle_commercial_et_compte_client_OpenFlyers#Arbitrage_des_demandes_de_d.C3.A9veloppements#Financement_des_d.C3.A9veloppements|Nouveaux développements]]==

==De quoi avons-nous besoin pour faire fonctionner OpenFlyers ?==
Il suffit de disposer d'un ordinateur avec un accès internet et d'un navigateur moderne tel que Google Chrome, Firefox, Internet Explorer, Opera ou Safari. Aucune installation particulière n'est nécessaire sur l'ordinateur.

=Les bases de données=
==Les données stockées sont-elles bien protégées ?==
Nous tâchons de mettre en œuvre les différentes recommandations concernant la gestion des serveurs afin d'empêcher toute intrusion.

De plus, nous disposons de plusieurs serveurs répartis en plusieurs endroits de la planète.

Chaque nuit, tous les serveurs sauvegardent leurs bases de données et les envoient à tous les autres serveurs.

Ces sauvegardes sont stockées par roulement sur une quinzaine de jours.
==Comment récupérer notre base de données ?==
Vous pouvez à tout moment récupérer le contenu de votre base de données :
*[[AdminDoc3#Configuration_.3E_Export_SQL_.3E_Complet|Procédure version 3]]

==Peut-on avoir un accès de type "phpMyAdmin" à notre base de données ?==
Vous avez un accès en lecture à la base de données via l'export mais également via la génération des rapports.

La structure de la base de données est documentée ici : http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Database_specification

Par contre, nous nous interdisons de vous fournir un accès en écriture à la base de données. Car nous devons pouvoir garantir l'intégrité de cette base de données vis-à-vis de vous-même, vis-à-vis de vos utilisateurs mais également vis-à-vis de tierces personnes ou encore vis-à-vis des autorités.

Cependant, si vous avez besoin de modifier une saisie en base de données, nous pouvons intervenir sur votre demande par e-mail ou courrier. Cette opération est facturée en fonction de sa complexité (voir [http://www.openflyers.com/pricing/catalog-price le catalogue tarifaire]).

==Peut-on importer notre ancienne base de données externe OF 1.3.x lors du passage en production sur la solution hébergée OpenFlyers ?==
Oui, il est tout a fait possible de reprendre votre ancienne base de données OF 1.3.x.

Le coût est à partir de 50 € HT/heure, le temps effectif étant déterminé lors de l'import. Il faut nous faire parvenir un export complet de la base SQL de votre plateforme.

Il faut au préalable que vous ayez créé une [https://client.openflyers.com/newSubscription.php?lang=francais plateforme client ], puis nous signaler l'identifiant de votre plateforme.

Il faut ensuite vous créer la ou les factures, selon l'abonnement choisi, à partir de votre [http://client.openflyers.com/ clientmanager]

Vous acquittez les factures correspondant à la migration de votre base de données, de votre abonnement et éventuellement de la migration de votre plateforme de la version 2.1 en 3.0

Puis, l'idéal est de fixer un rendez-vous, par exemple, le XX-XX-2012 à 9 h. Puis, à cette même date :
*vous bloquez votre accès sur votre plateforme OF le jour J à 9h00 ;
*vous nous envoyez la base de données en suivant ;
*nous migrons, dès réception, votre base de données vers la version 2.1 (ou la version 3.0) sur nos serveurs ;
*une fois cela fait, on vous envoie un e-mail ;
*vous mettez en place de votre côté une redirection vers la nouvelle URL OF.

Il faut compter environ 2 heures maximum pour procéder à la migration (suivant les difficultés que nous rencontrerons avec votre base de données).

Les opérations d'export/import sont ainsi synchronisées et l'interruption de service est la plus courte possible.

=Compte client OpenFlyers=

==[[Modèle_commercial_et_compte_client_OpenFlyers#Acc.C3.A9der_.C3.A0_son_compte_client_OpenFlyers|Comment accéder à mon compte client ?]]==

==Comment modifier des éléments de la fiche client ?==
Il vous suffit de vous [[Modèle_commercial_et_compte_client_OpenFlyers#Acc.C3.A9der_.C3.A0_son_compte_client_OpenFlyers|connecter à votre plateforme]] OpenFlyers.

Puis d'éditer la fiche en allant dans Données/Affichage et fiche personnelle.

==[[Modèle_commercial_et_compte_client_OpenFlyers#Changer_de_responsable_en_charge_d.27OpenFlyers|Comment changer de responsable OpenFlyers ?]]==

==[[Modèle_commercial_et_compte_client_OpenFlyers#Renouveler_son_abonnement_OpenFlyers|Comment renouveler l'abonnement ?]]==

==Nous avons renouvelé notre abonnement et nous avons quand même un message d'alerte concernant la cotisation==
Le message d'alerte '''votre cotisation n'est pas à jour''' correspond à un message lié à la configuration de la plateforme OpenFlyers et non pas à l'abonnement OpenFlyers de cette plateforme. Il signifie que l'utilisateur qui se connecte n'est pas à jour de sa qualification/validité cotisation au sein de la structure.

Dans tous les cas, l'administrateur référent (celui dont l'adresse e-mail doit apparaitre sur la page d'accueil d'OpenFlyers) conserve néanmoins tous ses droits.

Cf. Gestion des validités des utilisateurs dans OpenFlyers [[Validity-management3#Gestion_des_validit.C3.A9s_des_utilisateurs| la version 3]] et la [[Validity-management4#Gestion_des_validit.C3.A9s_des_utilisateurs| la version 4]].

==Changement du nombre de ressources en cours d'année et mise à jour de l'abonnement==
*[[Modèle_commercial_et_compte_client_OpenFlyers#Ajouter_une_ressource_.C3.A0_son_abonnement_OpenFlyers|Ajouter une ressource à son abonnement OpenFlyers]]
*[[Modèle_commercial_et_compte_client_OpenFlyers#Enlever_une_ressource_.C3.A0_son_abonnement_OpenFlyers|Enlever une ressource à son abonnement OpenFlyers]]
*[[Modèle_commercial_et_compte_client_OpenFlyers#Remplacer_une_ressource_par_une_autre_dans_son_abonnement_OpenFlyers|Remplacer une ressource dans son abonnement OpenFlyers]]

==[[Modèle-commercial-et-compte-client-OpenFlyers#Remplacer-une-ressource-par-une-autre-dans-son-abonnement-OpenFlyers|Comment remplacer une ressource par une autre ?]]==

==Facturation des ressources réelles et virtuelles==
A partir de la version 2.1 d'OpenFlyers, seules les ressources qui génèrent du chiffre d'affaires pour la structure cliente sont intégrées dans l'abonnement. Ainsi, les salles de cours ne sont pas retenues dans le calcul de l'abonnement. Pour qu'OpenFlyers fasse la différence entre une ressource "réelle" et une ressource "virtuelle", il suffit de décocher "Aéronef réel" au niveau de la ligne associée à l'aéronef ('''Admin > Flotte > Aéronefs''' colonne Aéronefs réels).

==[[Créer_une_plateforme_OpenFlyers_pour_sa_structure#Prise_d.27abonnement|Nous avons créé une plateforme, comment passer en production ?]]==

==[[Bien débuter avec OpenFlyers#Forfait_param.C3.A9trage|Comment fonctionne le forfait paramétrage ?]]==
===[[Bien débuter avec OpenFlyers#Chronologie_du_forfait_param.C3.A9trage|Quelle est la chronologie du paramétrage ?]]===

==J'ai souscrit un abonnement First Price - Peut-on souscrire à tout moment un forfait paramétrage ?==
Oui, effectivement. Il se peut que le paramétrage de votre plateforme se révèle complexe, ou bien que vous manquiez de temps pour le configurer. Vous pouvez à tout moment opter pour notre forfait paramétrage, dont vous pouvez retrouver le tarif dans notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire].

Cependant, dans le cas là, nous repartons d'une base de données vierge pour ne pas perdre de temps dans la correction (et la compréhension) du paramétrage initialement effectué.

==J'ai souscrit un abonnement First Price - Peut-on basculer en cours d'année vers un abonnement Business ?==
Oui, vous pouvez à tout moment basculer vers un abonnement Business. Il faut pour cela nous en faire la demande. Nous vous créons alors la facture correspondant à la différence de tarif. Vous pouvez ensuite régler cette facture depuis votre Client Manager.

==Je m'abonne en cours d'année - Combien vais-je devoir payer ?==
Pour la première année d'abonnement, le prix est calculé au prorata du nombre de jours civils entre la date de la commande et le trente-et-un (31) décembre de l’année civile en cours cf nos [http://www.openflyers.com/license/conditionsgenerales1_3.pdf conditions générales].

==L'accès First Price dispose-t-il d'une connexion sécurisée ?==
Non, l'accès First Price ne dispose pas d'une connexion sécurisée. Il peut être pris en option (renouvelable chaque année) selon le tarif en vigueur dans notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]. L'accès First Price plus l'option HTTPS est de même niveau que le Business avec HTTPS inclus (256 bits).

=Plateforme OpenFlyers=
==[[Créer_une_plateforme_OpenFlyers_pour_sa_structure|Comment créer une plateforme ?]]==

==Impossible d'accéder à la plateforme de notre structure après création==
Attention ! Il ne faut pas confondre le couple identifiant/mot de passe qui permet d'accéder au compte client OpenFlyers de votre structure, depuis [https://client.openflyers.com Client Manager], avec le couple identifiant/mot de passe qui permet d'accéder à la plateforme OpenFlyers.

*Le couple identifiant/mot de passe pour accéder au compte client OpenFlyers de votre structure vous a été communiqué par e-mail.
*Le couple identifiant/mot de passe pour accéder à votre plateforme OpenFlyers, immédiatement après création, est admin/admin. Vous êtes invité à le modifier des que possible

==Nous avons déjà une plateforme OpenFlyers version X et nous voudrions tester la version Y==
===Quelles alternatives ?===
====soit vous migrez directement de la version X vers la version Y====
'''Nous recommandons cette solution (c'est même un prérequis dans le cadre du [[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|forfait paramétrage]])'''

*avantages :
:*Vous habituez vos utilisateurs à la nouvelle interface sans pour autant leur activer les nouvelles fonctionnalités
:*Vous paramétrez tranquillement depuis une base de données à jour les éléments
*inconvénients :
:*vous payez de suite la tarification de la version Y
:*vous êtes moins libre car vous travaillez sur une base de données en production (mais vous pouvez supprimer cet inconvénient en travaillant en parallèle sur une autre base de données en test)
Pour procéder à cette migration, il suffit d'envoyer un e-mail à l'équipe OpenFlyers. A noter, qu'il faudra acquitter une nouvelle facture d'hébergement correspondant à la différence de tarification entre la version X et la version Y.

====soit vous créez une nouvelle plateforme qui vous servira de plateforme de test====
*avantages :
:*vous avez toute latitude pour paramétrer sans risque
:*vous ne payez pas la différence de coût entre la version X et la version Y pendant que vous testez
*inconvénients :
:*lors de votre migration de votre plateforme en production, vous devrez reprendre tout le paramétrage

Pour cela, il vous suffit de suivre [[#Comment_cr.C3.A9er_une_plateforme_.3F|la procédure de création de plateforme]].

Ensuite, lorsque vous souhaiterez migrer de la version X à la version Y (passage en production sur la version Y), voici ce qu'il faudra faire :
*nous envoyer un e-mail de demande de migration (ou passer par le forum)
Alors nous effectuerons les actions suivantes :
*migration de la base de données X vers la Y
*changement du pointage de votre adresse nom_de_la_plateforme.openflyers.fr par exemple de la X vers la version Y
Ensuite vous devrez modifier les paramétrages de la nouvelle Y (en reprenant par exemple ceux de votre version de test)

Une fois que cela sera fait, vous nous le direz et nous supprimerons la base de données de la version Y

Ensuite nous facturons chaque demande de migration de base de données (cf. le [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]).

====Forfait paramétrage====
N'oubliez-pas que nous proposons [[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|le forfait paramétrage]] pour la configuration d'OpenFlyers.

===Quel est le délai pour migrer une base de données ?===
Il faut compter 1 semaine

==[[Modèle_commercial_et_compte_client_OpenFlyers#D.C3.A9roulement_d.27une_migration|Comment se fait la migration vers une version supérieure ?]]==

==[[Modèle_commercial_et_compte_client_OpenFlyers#Cons.C3.A9quences_d.27une_migration|Quelles sont les conséquences d'une migration ?]]==

==La configuration nous laisse perplexe (paramétrage de la facturation, de la comptabilité, du décompte des temps de vols), comment faire ?==
Si vous souhaitez utiliser en production rapidement votre plateforme OpenFlyers (par exemple idéalement à l'occasion d'un nouvel exercice comptable, c'est à dire au 1er janvier), et que vous souhaitez avoir un paramétrage fonctionnel rapidement sans avoir à y consacrer des heures pour comprendre, tester et sans doute passer à côté de certaines "subtilités", alors sachez que nous avons mis en place un "[[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|forfait paramétrage]]".

Ce forfait est également valable pour un client utilisateur de la version 1.3.x et qui souhaite migrer sans attendre à la version 3.0.3 en utilisant toutes ses fonctionnalités (comptes pilotes et heures de vols).

==Nous avons une version 3 en test==
===mais nous souhaiterions reprendre tout à zéro, comment faire ?===
Vous vous inscrivez à nouveau avec un nouveau nom ici : http://client.openflyers.com

===Peut-on garder la configuration de la version 3 et migrer uniquement les réservations de la 1.3.x ?===
Non, ce n'est pas possible car les contenus auront évolués différemment.

Voila ce qu'il faut faire :
*demander la migration par e-mail de la 1.3.x vers la 3 avec passage en prod sur la 3 (c'est transparent pour les utilisateurs : seule l'interface changera pour eux tant que l'administrateur ne leur aura pas donné de droits supplémentaires)
*reprendre la configuration faite sur la 3 en test sur la nouvelle 3
*envoyer un nouveau e-mail pour dire que l'on peut supprimer l'ancienne 3 en test

==[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_un_TPE_virtuel|Comment mettre en place une solution de paiement en ligne par carte bancaire pour les comptes clients ?]]==

==Comment passer à la gestion des comptes et la comptabilité dans OpenFlyers ?==
Pour activer la gestion des comptes et de la comptabilité dans OpenFlyers, vous pouvez suivre les FAQ dédiées à la comptabilité ainsi que les documentations qui présentent les modules de comptabilité :
*[[FAQ comptabilité|FAQ comptabilité version 2.1]]
*[[FAQ_accounting3|FAQ comptabilité version 3.0]]
*[[FAQ_accounting4|FAQ comptabilité version 4]]
*[[Accueil#Comptabilit.C3.A9|Documentations sur la comptabilité]]
dont [[Comptabilité#Mise_en_place_de_la_comptabilit.C3.A9_dans_OpenFlyers|Quelques conseils sur la mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers]]

=Support=
==Quels sont les supports techniques ?==
Il existe à ce jour 3 types de support :
*le support-forum accessible depuis notre site internet http://www.openflyers.com à l'onglet "Support"
*le support par e-mail réservé aux abonnements "Business" et plus.
*le [http://www.openflyers.com/support support ponctuel par téléphone] qui peut vous permettre de vous dépanner si nous pouvons vous fournir la réponse en temps réel.

==[[How_to_communicate_with_OpenFlyers#Cr.C3.A9er_un_compte_d.27acc.C3.A8s_au_support-forum|Comment créer son accès au support-forum ?]]==

==Les e-mails envoyés à OpenFlyers sont retournés en erreur==
Lors de l'envoi de vos messages, vous avez avez eu un message d'erreur en retour.

Le problème peut venir de l'[[Wikipedia-fr:Sender_Policy_Framework|authentification SPF]] que nous avons mis en place.

Ainsi, si le serveur OpenFlyers refuse les e-mails non authentifiés qui parviennent depuis un nom de domaine comme smtp.nom-de-domaine.com pour défaut de SPF, il faut rajouter un enregistrmenet TXT dans le gestionnaire du serveur concerné avec la ligne de commande : v=spf1 include:_spf.nom-de-domaine.com ~all.

FAQ administrateur 2.0

2016-03-24T13:21:13Z

Ltremblet : Remplacement de texte — « Getting_started_with_OpenFlyers » par « Bien débuter avec OpenFlyers »

=Questions générales=
==Comment personnaliser la documentation utilisateur ?==
Il suffit de suivre la FAQ indiquant [[FAQ utilisateur#Comment_imprimer_la_doc.3F|comment imprimer la doc]] et, au lieu de l'imprimer avec son navigateur, effectuer une sauvegarde avec la commande "Enregistrer sous..." ou équivalente de son navigateur.
Vous obtiendrez ainsi un fichier HTML que vous pourrez modifier à l'aide d'un logiciel d'édition comme Open Office.

==Comment se connecter sur le support-forum ?==
*Allez sur l'onglet "Support" du site [http://www.openflyers.com openflyers]
*Cliquez sur '''S'identifier'''
*Puis cliquez sur '''Pas encore enregistré ? - Cliquez ici pour vous enregistrer -'''
*Vous n'avez plus qu'à vous créer un profil utilisateur, à le soumettre
*Vous devez recevoir automatiquement un mail de confirmation avec un lien à suivre
==Comment se connecter sur le BTS pour rapporter un bug ?==
*Allez sur [http://bts.openflyers.org le BTS]
*Cliquez sur "Ouvrir un nouveau compte"
*Remplissez les champs
*Vous devez recevoir automatiquement un mail de confirmation avec un lien à suivre
=Affichage=
==Le logo du club prend toute la place sur la page d'accueil, comment corriger cela ?==
Il suffit de diminuer la taille du logo avec un logiciel d'édition d'image comme "gimp". Une taille normale devrait être de l'ordre de 100 pixels par 100 pixels et faire un poids d'une vingtaine de kilo-octets.
=Gestion des utilisateurs=
==Comment mettre à jour les cotisations des membres ?==
*Aller sur la page Admin/Club/Paramétrage : sous le titre "Gestion des cotisations", modifier la date d'expiration de la cotisation (c'est cette date qui sera utilisée lors de la mise à jour des cotisations des membres)
*Aller sur la page Utilisateurs/Utilisateurs : cocher les membres à mettre à jour et cliquer sur "Mise à jour" au droit de la ligne "Prochaine échéance club : ......"

Remarque : Le fond de la cellule "Cotisation" est grisé avec la date en rouge si la cotisation n'est pas à jour.
==Comment permettre aux utilisateurs de réserver au-delà de la fin de validité de leur cotisation ?==
Plusieurs solutions possibles :
*[[Documentation administrateur#Gestion_des_cotisations|Paramétrer]] OpenFlyers pour qu'il n'y ait qu'un message d'alerte ou ne pas gérer du tout les cotisations.
*[[Documentation administrateur#Gestion_des_cotisations|Paramétrer]] OpenFlyers avec une date de fin de cotisation à x mois après l'échéance réelle afin de permettre à l'utilisateur de pouvoir disposer de tous les droits de son profil jusqu'à x mois après l'échéance réelle.
*[[Documentation administrateur#Gestion_des_cotisations|Paramétrer]] OpenFlyers pour un accès restreint à un profil qui n'ait que le droit de réserver (profil à créer préalablement)

==Certains utilisateurs apparaissent sur fond rouge, pourquoi ?==
Les utlisateurs sur fond rouge, sont les utilisateurs pour lesquels le sexe, la nationalité ou la date de naissance ne sont pas renseignés.

==[[Documentation administrateur#Restreindre_les_droits_d.27un_utilisateur_dont_le_solde_du_compte_est_insuffisant|Comment restreindre les droits d'un utilisateur dont le solde du compte est insuffisant ?]]==

=Gestion des réservations=
==Peut-on limiter le nombre de réservations par pilotes ?==
Oui :
*Aller sur la page Admin/Configuration/Paramétrage et dans la partie "Gestion des réservations" utilisez "Limitation du nombre de réservations"
==Peut-on limiter dans le temps les réservations ?==
Oui :
*Aller sur la page Admin/Configuration/Paramétrage et dans la partie "Gestion des réservations" utilisez "Limitation dans le temps des réservations"
==Comment empêcher un membre de réserver si ses qualifications ne sont pas à jour ?==
*Aller sur la page Admin/Configuration/Paramétrage et dans la partie "Gestion des licences/qualifications" utiliser "En mode "Restriction" pour les réservations"
*Définir les qualifications sur la page Admin/Utilisateurs/Qualifications
*Ensuite pour chaque type d'aéronef (via le menu Admin/Flotte/Type d'aéronef) définir les qualifications requises (loupe dans la colonne "Qualification")

=Gestion des aéronefs=
==[[Documentation administrateur#D.C3.A9sactiver_un_a.C3.A9ronef|Comment désactiver un aéronef ?]]==

=Comptabilité / Finance=
==Autorisation de saisie des encaissements==
===Comment autoriser une personne à saisir des encaissements pour elle-même ?===
Il faut rajouter à son profil le droit "Encaisser ses paiements" disponible dans la liste "Gestion des comptes" des droits des profils
===Comment autoriser une personne à saisir des encaissements pour les autres ?===
Il faut rajouter à son profil le droit "Saisir les encaissement pour les tiers" disponible dans la liste "Gestion des comptes" des droits des profils
===Comment définir les types d'encaissements saisissable ?===
Lorsque dans Comptes/Encaissements/Types d'encaissements, le drapeau "Accessible aux personnes autorisées à saisir pour tous" est coché cela signifie que seules les personnes disposant du droit "Saisir les encaissement pour les tiers" seront autorisées à saisir un encaissement de ce type sinon toutes les personnes disposant du droit "Encaisser ses paiements" ou "Saisir les encaissement pour les tiers" en auront la possibilité.

==Comment facturer une cotisation ?==
Toute facturation à un membre s'effectue par la page transfert de compte à compte du menu Admin/Comptes
*Débiter le compte du membre
*Créditer le compte divers cotisation
*Indiquer le montant
*Valider

==Comment initialiser la balance des comptes ?==
Pour que le solde des comptes soit exact il faut initialiser la balance à la date d'activation de votre comptabilité. Cette opération se fait en 2 temps :
*On exporte un fichier csv qui contient la structure et notamment les numéros des comptes depuis OpenFlyers
*On modifie ce fichier pour mettre à jour les soldes des comptes puis on le ré-injecte dans OpenFlyers

La procédure se décompose comme suit :
* Aller dans '''Comptes > Gestion-Export''' et initialiser la date de début d'exercice
* Voir la rubrique Comment créer des comptes d'export ?
* Tous vos intitulés de compte doivent avoir au moins un compte valide
* Aller dans '''Admin > Configuration > Reporting''' et cliquer sur '''Liste des comptes''', vous récupérez un fichier au format csv. Le fichier est [[Wikipedia-fr:Encodage_de_caract%C3%A8res|encodé]] selon le paramètre d'encodage défini dans la page '''Admin > Configuration > Paramétrage''' formulaire '''Reporting/Export'''.
** Si vous avez sélectionné UTF-8 alors le fichier sera encodé en UTF-8. Attention : si par la suite vous éditez le fichier avec un logiciel qui n'accepte pas l'UTF-8 alors le fichier ne sera plus conforme au format d'encodage UTF-8 après enregistrement par ce logiciel. Pour ouvrir un fichier encodé en UTF-8 nous conseillons [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice]. A l'ouverture du fichier il y a une fenêtre de paramétrage. Il faut choisir le jeu de caractère UTF-8, séparateur '''Point virgule''' (décocher l'option par défaut '''Virgule''') et dans les champs '''Débit''' et '''Crédit''' il faut mettre le type '''Texte''' (sinon, avec les paramètres par défaut, certains montants seront transformés en Date). Le fichier garde alors sa structure UTF-8 et à l'enregistrement ces paramètres seront conservés.
** si vous avez choisi un autre encodage (CP-1252 pour Microsoft Windows), vous devez l'ouvrir avec un éditeur de texte qui reconnait votre encodage. Mais à l'enregistrement vous devrez définir l'encodage UTF-8 du fichier de sorti. [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] permet de faire ce choix.
* Vous indiquez le montant pour chacun des comptes (attention au séparateur décimale des débits/crédits, c'est le point et non la virgule qui est reconnu) et il faut passer la colonne '''Update''' à 1 sinon la ligne ne sera pas prise en compte
* Il n'est pas possible de créer des comptes, il ne faut pas en ajouter
* Sauvez votre fichier
* Allez dans '''Admin > Configuration > Imports > Initialisation''' des comptes et importez votre fichier
A noter que lors de l'import, les seuls champs qui sont pris en compte par OpenFlyers sont n° de compte;;;;;compte d'export;débit;crédit;update;. De plus, les colonnes comptes d'export, débit et crédit, rattachés au compte dont le numéro correspond, sont mise à jour uniquement si la colonne update est à un.

Si vous rencontrez des problèmes d'encodage de caractères, pensez [[FAQ_accounting3#Caract.C3.A8res_accentu.C3.A9s_dans_les_format_d.27exports|à regarder du coté de la FAQ]].

==Comment supprimer un transfert de compte à compte ?==
Il n'est pas possible de supprimer un transfert de compte à compte.

Par contre il est possible d'annuler son "effet" en créant une écriture opposée.

Ce choix permet de garder une traçabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes de membres.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Comment mettre à jour le tarif des avions ?==
*Aller sur la page Admin/Comptes/Tarification des heures/Paramétrage des valeurs : cliquer sur "Ajouter une valeur" pour chaque variable.
'''Attention''' : si vous cliquez sur l'icône "Edition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous perdrez toute possibilité de corriger un vol à un tarif horaire différent du dernier tarif en vigueur.
*Chaque variable doit avoir une valeur pour la période d'exercice en cours sinon il y aurait un "trou tarifaire" où les pilotes voleraient gratuitement.

==[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_un_TPE_virtuel|Paiement en ligne]]==

==Les exports comptables==
===Quels sont les formats d'export supportés ?===
Nous intégrons à la demande tout type de format d'export.

Actuellement nous avons créé des formats d'export pour des logiciels de comptabilité tels que EBP, Ciel ou Sage.

Cependant il faut être vigilant sur le fait que ces logiciels peuvent faire évoluer leur format d'import et qu'il est préférable de faire des tests pour valider le format avant un export avec validation des écritures.

En cas, de différence de format, ne pas hésiter à nous contacter.
===Comment attribuer un code d'export comptable à un utilisateur ?===
*Aller dans Comptes/Membres
*Retrouver l'utilisateur concerné
*Cliquer sur l'icone "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le code comptable pour l'exportation

Remarque : cette opération peut être effectuée de manière globale depuis Comptes/Membres/Types de comptes puis "Gérer massivement les comptes d'export pour les comptes membres"

===Doit-on saisir les codes d'export avant de saisir des mouvements ?===
C'est inutile ! Vous pouvez même modifier vos codes d'export à n'importe quel moment. Ces codes ne sont jamais utilisés dans l'application OpenFlyers. Ils sont utilisés uniquement pour générer le fichier d'export.

===Comment est effectuée la répartition des journaux dans les exports comptables ?===
Les codes des journaux ne sont pas paramétrables : voici ceux utilisés dans les exports comptables :
* les transactions liées aux vols sont dans un journal de vente VT,
* les règlements sont dans un journal de banque BQ,
* tous les autres mouvements sont dans un journal d'ordres divers OD

===Comment réaliser le passage d'un exercice comptable à l'autre ?===
Au préalable il est bon de dire qu'il n'y a pas urgence à faire la clôture. Le programme continue à fonctionner de la même façon, que la clôture soit faite ou pas. La différence est seulement sur la date de prise en compte des éléments. Le programme additionne ou soustrait tout les mouvements d'un compte qui sont postérieurs à la date de début d'exercice. Le fait de faire une clôture vous permettra toutefois de faire des opérations qui ne sont pas possible si des données sont dans l'exercice en cours (suppression d'un avion ou d'un compte par exemple).

Si vous avez un logiciel de comptabilité, la clôture OF doit être faite après la clôture de votre compta. il vous sera possible de vérifier que votre A nouveaux est identique dans OF en allant dans "Admin/Rapports/Voir les rapports" (nous avons mis la requête des A nouveaux disponible sur [[http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Export_generator#Carry_forwards Carry forwards]]).

Jusqu'à la version 2.0 OF ne fait pas la comptabilité. Il faut donc transférer les données dans votre logiciel de comptabilité. L'export est prévu pour Ciel Compta, EBP et SAGE; si vous avez un autre logiciel, regardez s'il n'accepte pas un de ces formats ou alors utilisez le format .csv et formatez-le conformément à votre besoin.

A partir de la version 2.1 OF permet de saisir facilement toutes les écritures comptables usuelles (ventes, achats, paiements, encaissements). Par contre, il n'y a pour le moment rien de fait au niveau des amortissements et plus généralement du bilan. Mais cela peut très bien se faire à la main en passant les écritures adéquates.

Si vous n'avez pas de logiciel de compta, il faudra quand même faire l'export et l'archiver sur votre disque dur car les données dans OF ne seront plus modifiables une fois l'export effectué (leur visualisation reste toujours possible dans OF).

Pour clôturer un exercice il faut :
- que toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validées,
- que tous vos comptes aient un compte d'export,
- que les écritures soient exportées.

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu Admin/Comptes/Import-export. Au début de la page vous allez avoir quelque chose comme cela :
La 1ère écriture date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11758
La 1ère écriture VALIDEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11648
La 1ère écriture NON VALIDEE date de 01/11/2008 18:15 et il y en a 110
La 1ère écriture EXPORTEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 6300
La 1ère écriture NON EXPORTEE date de 01/01/2008 01:00 et il y en a 5458
L'exercice comptable débute au 01/01/2008

Selon l'état de votre base vous pouvez clôturer ou non. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton "Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice".
Pour un club qui a un exercice annuel les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Dans l'exemple ci-dessus, cela n'est pas possible car ils y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique [[http://wiki.openflyers.fr/index.php?title=FAQ administrateur 2.0 Comment exporter les écritures]]

===Comment exporter les écritures ?===

Dans le bas de la page Admin/Comptes/Import-export vous avez soit
*le message
Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export :
Julien Julien (Pilote)

Dans ce cas le programme vous indique les comptes qui n'ont pas de compte d'export. Voir la rubrique [[http://wiki.openflyers.fr/index.php?title=FAQ administrateur 2.0 Comment créer des comptes d'export]]

*un formulaire qui vous permet de faire les exports
Choisissez le format d'export et cocher ou non la case "Marquer les écritures".

'''Attention : il faut prendre soin de réaliser un premier export sans "Marquer les écritures".'''

'''Le but est de vérifier que le format de l'export correspond bien au format souhaité par le logiciel où sont importées les données (lisible avec un traitement de texte).'''

'''De plus, il faut toujours, pour chaque export, faire la manipulation au moins une fois sans valider au cas où il y aurait une coupure internet lors de la réception du fichier.'''

'''Une fois marquées, les écritures exportées ne peuvent plus l'être !!!'''

Sélectionner la période d'exportation

Attention, ne soyez pas trop gourmand dans les dates d'export, selon la taille de votre club et les mois chargés (15 jours à 3 mois selon votre volume de vols). Si vous avez un fichier d'export dénommé index.php c'est que votre demande était trop forte.

===Comment retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export ?===
Dans le module de gestion des exports, vous pouvez avoir un message qui dit :
"La 1ère écriture NON VALIDEE date de 06/01/2008 00:00 et il y en a 408"
Cela veut dire que soit un vol ou un paiement qui datent du 6 janvier 2008 n'a pas été validé.

Pour vérifier les vols restant à valider, il suffit d'aller dans VOLS/LISTE DES VOLS puis "valider les vols sélectionnés" pour chaque avion

Pour vérifier les paiements restant à valider, il suffit d'aller dans COMPTES/POINTER et choisir chaque type de paiement.

De plus, le nombre d'écritures non validées correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.

Enfin, OpenFlyers ne vous permettra d'exporter QUE la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il vous empêche d'exporter une période qui inclut cette écriture.

===Comment créer des comptes d'export ?===

- Pour les comptes avion et club les comptes d'export sont à créer individuellement
Dans la page Admin/Comptes/Aéronef ou Admin/Comptes/Lister les comptes/Comptes divers puis cliquer sur l'icône Crayon pour éditer le compte

Vous indiquez le compte d'export dans le champ '''Code comptable''' pour l'exportation

- Pour les comptes membre la méthode individuelle est aussi disponible mais peut être fastidieuse. 2 possibilités de renseignement groupé vous sont offertes
*Dans la page Admin/Comptes/Membres/Type de compte cliquer sur le bouton "'''Gérer massivement les comptes d'export pour les comptes membres'''". Vous avez la possibilité de définir un pattern qui structurera vos comptes d'export en indiquant une racine et un complément variable en fonction d'un paramètre

On peut utiliser les wildcards suivants :
- %MEMBER_NUM
- %LASTNAME
- %FIRSTNAME
- %ACCOUNT_TYPE
- %AUTO_INCREMENT
Exemples :
- 411+%LASTNAME vous créera un compte d'export 411dupont,411dupond,....
- 411+%MEMBER_NUM vous créera un compte d'export 411XXXXX,.... (l'intitulé XXXXXX est le champ Numéro de membre qui est inscrit sur la fiche personnelle de vos adhérents. A vous de vérifier l'unicité de cette valeurs)
- 411+%LASTNAME+substr(%FIRSTNAME,0,1) vous créera un compte d'export 411dupontf,411dupontt,....
- 411+%ACCOUNT_TYPEE vous créera un compte d'export 41100045,4110005,.... Le numéro ACCOUNT est interne à OF et il sera unique
- 411+%AUTO_INCRENENT vous créera un compte d'export : 41100001, 41100002,....,4110000x

*Enfin si vos numéros sont existants et que vous voulez les copier dans OF vous pouvez aller dans Admin/Configuration/Imports/Initialisation des comptes. Il est possible d'importer un fichier .csv avec vos numéros, suivez les explications fournis sur cette page
===Erreur HTTP 500, 502 ou 504 lors d'un export===
Si vous rencontrer une erreur de ce type cela veut dire que le fichier d'export à générer est trop gros.

La solution consiste à scinder l'export en plusieurs morceaux en modifiant les dates à prendre en compte.

==Comment revenir sur une écriture saisie ?==
*Soit l'écriture n'est pas validée (elle apparaît en vert, gras, italique) : vous pouvez alors modifier ou supprimer l'écriture
*Soit l'écriture est validée (elle apparaît en noir, "droit") : dans ce cas, vous ne pouvez pas revenir sur cette écriture. Il s'agit d'un principe fondamental de traçabilité comptable. En effet, si vous pouviez faire "disparaître" une écriture validée, alors vos utilisateurs pourraient croire qu'ils ont "rêvé" en voyant une écriture un jour et en ne la voyant plus le lendemain. Par contre, vous pouvez toujours passer une contrepartie qui annule l'effet d'une écriture qui n'aurait pas due exister. Ainsi, les utilisateurs verront la première écriture et également la seconde.

=Gestion des vols=
==Comment visualiser les vols oubliés ?==
*Aller sur la page Admin/Vols/Liste des vols :
- Vous cliquez sur l'icône de l'avion de la colonne "Vérifier la continuité des vols
- Vous pouvez éventuellement limiter votre contrôle entre 2 dates et/ou à partir d'un compteur particulier (utile pour lister les vols entre 2 maintenances). Par défaut les vols du mois en cours sont proposés
- Si vous avez sélectionnez l'option compteur sur cette avion, les discordances apparaissent en rouge sur fond grisé. L'erreur peut provenir de la ligne supérieure. Cliquer sur l'icône d'édition du vols dans la colonne action. Vous retrouvez la page de saisie pour corriger le compteur (ceci peut demander de modifier aussi le temps de vol)
==Comment savoir quel est le vol sans mouvement ?==
*Vous avez côté admin, le message suivant :
"Le vol suivant n'a pas de mouvement associé : x"
Pour connaitre le vol concerné, il faut utiliser dans le gestionnaire des rapports la requête suivante :
http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Export_generator#Flight_without_account_movement
==Message de type de vol manquant pour un vol en double commande...==
Vous avez sélectionné en admin "Type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord" et lorsque vous saisissez un vol en double commande il vous est impossible de le valider malgré la sélection du fameux type de vol requis.
Vous avez un message d'alerte "Seul le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote a été sélectionné, vous devez en sélectionner au moins un autre en plus".
Dans ce cas, il faut également mettre "NON" à l'option "Le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord ne peut être sélectionné seul"

=Reports=
==Nous rencontrons des problèmes de reconnaissance de caractères avec Excel==
Nous conseillons [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] car Excel ne gère pas les encodages de caractère dans toutes ses versions.

==Comment effectuer des requêtes SQL pour générer des rapports ?==
*La saisie des requêtes se fait dans le menu Rapports/Critères
*Leur visualisation se fait dans le menu Rapports/Voir les rapports
==Où trouver des requêtes SQL pour générer des rapports ?==
Nous préconisons la centralisation des requêtes SQL sur le wiki anglais sur la page [http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Export_generator Export generator]. Cela permet d'avoir une ressource d'informations centralisée utilisable par les administrateurs de tous les pays.
==Je ne trouve pas la requête que je souhaite, comment la demander ?==
Si vous ne trouvez pas sur la page [http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Export_generator Export generator] la requête que vous souhaitez, nous préconisons l'utilisation du support-forum depuis [http://www.openflyers.com www.openflyers.com] pour effectuer une demande de création de requête SQL.

Soit un autre utilisateur vous proposera alors son aide, soit nous vous proposerons de créer cette requête SQL. Comme cela nécessite pour nous du temps, nous facturons cette création qui ensuite sera rajoutée sur la page contenant les diverses requêtes SQL.

Le coût de cette création est fonction de la complexité de la requête. Il est facturé au coût horaire "Assistance - Intervention" présent sur le [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]. A noter que l'assistance peut être prise en charge dans le cadre d'un abonnement spécifique (cf. le catalogue tarifaire).
==Dans les exports csv il apparait des « N° Id ». A quoi correspond ce numéro ?==
C'est un numéro interne à la base de données OpenFlyers (une clé primaire en langage base de données). Il ne sert que lorsqu'il est utilisé pour des requêtes d'extractions en SQL (cf. http://wiki.openflyers.org/index.php/Export_generator )

==A quoi servent les adresses IPs bloquées ou les identifiants bloqués ?==
Lorsqu'un utilisateur tente à plusieurs reprises et de manière infructueuse à se loguer sur OpenFlyers, au bout d'un certain nombre de tentatives son adresse IP et/ou son identifiant sont bloqués pour une durée croissante au fur et à mesure qu'il retente toujours de manière infructueuse.

Le but de ce blocage est d'éviter à des attaques de type "force brute" d'arriver à trouver un couple identifiant/mot de passe valide.

Cependant, il peut arriver qu'il soit nécessaire de débloquer des adresses IPs bloquées ou des identifiants bloqués. C'est l'objet du gestionnaire d'adresses IPs bloquées et du gestionnaire d'identifiants bloqués. En supprimant ces entrées de la liste des entrées bloquées, vous les débloquez.

=Armoire à clé=
==Check-list Armoire à clé INOP==
#Vérifier les branchements

FAQ comptabilité

2016-03-24T13:21:12Z

Ltremblet : Remplacement de texte — « Getting_started_with_OpenFlyers » par « Bien débuter avec OpenFlyers »

__TOC__
=Initialisation=
==Comment accéder à la gestion complète de la compta ?==
Il faut activer la gestion des comptes et attribuer les droits de gestion correspondant aux profils souhaités.

==Comment initialiser le 1er exercice comptable ?==
*'''Admin > Comptes > Gestion / Export'''
*Dans le formulaire '''Gestion de l'exercice comptable''', il faut renseigner '''Date de début du nouvel exercice''' puis cliquer sur le bouton '''Ouvrir la saisie à cette date'''.

==Comment initialiser la balance des comptes ?==
Pour que le solde des comptes soit exact il faut initialiser la balance à la date d'activation de votre comptabilité
* Aller dans Comptes > Gestion-Export et initialiser la date de début d'exercice
* Voir la rubrique Comment créer des comptes d'export ?
* Tous vos intitulés de compte doivent avoir au moins un compte valide
Aller dans Club > Reporting et cliquer sur Liste des comptes, vous récupérez un fichier au format csv
* Ouvrez-le avec un tableur, nous vous [[FAQ administrateur 2.0#Nous_rencontrons_des_probl.C3.A8mes_de_reconnaissance_de_caract.C3.A8res_avec_Excel|conseillons OpenOffice]]. Ouvrer ce fichier et indiquer le type d'encodage UTF8 ainsi que le séparateur de données ';' (pensez à décocher Virgule)
* Vous indiquez le montant pour chacun des comptes et il faut passer la colonne Update à 1 sinon la ligne ne sera pas prise en compte
* Il n'est pas possible de créer des comptes, il ne faut pas en ajouter
* Sauvez votre fichier
* Allez dans Club > Imports > Initialisation des comptes et importez votre fichier

=Autorisation de saisie des encaissements=

==Comment autoriser une personne à saisir des encaissements pour elle-même ?==
Il faut rajouter à son profil le droit "Encaisser ses paiements" disponible dans la liste "Gestion des comptes" des droits des profils

==Comment autoriser une personne à saisir des encaissements pour les autres ?==
Il faut rajouter à son profil le droit "Saisir les encaissements pour les tiers" disponible dans la liste "Gestion des comptes" des droits des profils

==Comment définir les types d'encaissements saisissable ?==
Lorsque dans Comptes > Encaissements > Types d'encaissements, le drapeau "Accessible aux personnes autorisées à saisir pour tous" est coché cela signifie que seules les personnes disposant du droit "Saisir les encaissements pour les tiers" seront autorisées à saisir un encaissement de ce type sinon toutes les personnes disposant du droit "Encaisser ses paiements" ou "Saisir les encaissements pour les tiers" en auront la possibilité.

=Comment facturer une cotisation ?=
Toute facturation à un membre s'effectue par le menu Admin > Comptes > Saisir un flux
*Débiter le compte du membre
*Créditer le compte produit Cotisation
*Valider

=Comment supprimer un transfert de compte à compte ?=
Il n'est pas possible de supprimer un transfert de compte à compte si il a été fait par les utilisateurs.

Par contre il est possible d'annuler son "effet" en créant une écriture opposée.

Ce choix permet de garder une traçabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes de membres.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

Si le transfert a été fait par le module Saisir un flux alors la modification est possible tant que le process de validation n'a pas été effectué

=Comment mettre à jour le tarif des aéronefs ?=
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Tarification des heures > Actualisation des tarifs''' : cliquer sur '''Modifier un tarif'''.

Un tarif débute à partir d'une date, vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''' : si vous cliquez sur l'icône '''Edition''' (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de l'heure actuel mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger un vol à une date donnée.

*Chaque variable doit avoir une valeur pour la période d'exercice en cours (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') sinon il y aurait un "trou tarifaire" qui permettrait à des pilotes de voler gratuitement.

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_un_TPE_virtuel|Paiement en ligne]]=

=Les exports comptables=

==Quels sont les formats d'export supportés ?==
Nous intégrons à la demande tout type de format d'export.

Actuellement nous avons créé des formats d'export pour des logiciels de comptabilité tels que EBP, Ciel ou Sage.

Les exports sont constitués des éléments demandés par le logiciel de comptabilité
En cas, de différence de format, ne pas hésiter à nous contacter.

Le contenu de la colonne du libellé est contextuel, l'affichage dépend de la catégorie du compte:
*Catégorie club, charge, trésorerie, produit et taxe, c'est le nom du compte
*Catégorie membre, c'est le type de compte membre suivi du nom de l'utilisateur
*Catégorie aéronef, c'est le type de compte aéronef suivi de l'immatriculation
*Catégorie fournisseur, c'est le nom du fournisseur

Cependant il faut être vigilant sur le fait que ces logiciels peuvent faire évoluer leur format d'import et qu'il est préférable de faire des tests pour valider le format avant un export avec validation des écritures.

==Caractères accentués dans les format d'exports==
Les programmes d'imports sont souvent ancien et ils utilisent le format d'encodage CP850 (ciel, EBP)

Nos fichiers sont convertis à ce format donc si vous l'ouvrez avec une programme qui n'accepte pas cette encodage (Tel que Word ou Excel) alors les caractères ne s'afficheront pas correctement. Nous conseillons les logiciels [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] [http://www.libreoffice.org/ ou Libre Office]
Lors de l'import dans votre logiciel de comptabilité les écritures doivent apparaitre correctement. La tendance des programmes plus récents est de gérer l'encodage, si ces caractères n'apparaissent pas correctement nous contacter
*'''Conseils''': pour OpenOffice ou Libre Office choisir dans l'import de texte: Europe occidentale (DOS/OS2-850 international). Et pour ne pas avoir de conversion des colonnes chiffres, mettre pour les colonne ou il y a des nombres, le type de colonne Texte au lieu de Standard
*Pour le format d'export '''csv''' vous pouvez choisir directement l'encodage de sortie: pour Windows CP1252, pour Mac Mac Roman, pour Linux ISO-8859-15.
*Dans Admin/Configuration/Paramètres vous pouvez mettre une valeur par défaut qui sera utilisée dans tous les exports au format csv

==[[FAQ_export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice.2FLibreOffice|Lire un fichier exporté en .csv avec OpenOffice ou LibreOffice]]==

==Exporter le résultat des requêtes SQL du gestionnaire de rapport==
Comment je peux exporter les informations que l'on visualise par les rapports (requêtes SQL). Le format XML enregistré n'est pas directement exploitable. Pourquoi ne pas disposer d'un format .csv ?

Les requêtes SQL fournissent un puisant outil pour accéder à vos données. Il est cependant utile de pouvoir récupérer les données pour une exploitation particulière. Le format csv dans ce contexte n'est pas approprié. OF affiche une page XHTML ce qui signifie un texte correctement formaté qui peut être récupéré par un simple copier collé.
Le tableur Calc de Open Office ou Libre Office interprète correctement ce HTML et le formate en colonne conformément à la présentation de votre page. Il a cependant un paramétrage à faire pour que les textes soit correctement encodé (affichage des caractères accentués) et que les cellules numériques affichent le format correct

*Allez dans l'onglet Outils/Options/Chargement&Enegistrement/Compatibilité HTML (Tools/Options/Load&Save/HTML Compatibility)
*Cocher "Utiliser l'environnement linguistique Anglais (USA) pour les nombres", ("Use English (USA) locale numbers")
*Par la même occasion vous pouvez aussi changer le Jeu d'encodage (Character set) par Unicode (UTF-8)

Le programme interprète alors le point comme le séparateur décimal et vous avez directement le bon copier/coller
Si vous avec choisi l'encodage UTF-8 les caractères accentués seront aussi correctement traduits (A rechanger si vous avez à faire des copier coller depuis des programmes à l'encodage CP1252 "Windows Microsoft")

=A quoi servent les comptes d'export ?=
Pour chaque compte, il faut préciser un compte d'export qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

==Comment attribuer un code d'export comptable à un utilisateur ou pour les comptes aéronefs ?==
*Aller dans Admin > Comptes > Membres > Comptes membres ou Admin > Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef
*Retrouver le compte souhaité
*Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation

==Comment attribuer un code d'export comptable - Autre comptes ?==
*Aller dans Comptes > Liste les comptes > Tous les comptes
*Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champs (javascript doit être activé sur l'ordinateur)

==Comment attribuer un code d'export comptable - Méthode groupée ?==
La modification par lot peut etre effectué depuis Admin > Configuration > Imports > Initialisation des comptes avec l'importation d'un fichier au format csv

==Comment attribuer un code d'export comptable - Numérotation automatique ?==
Dans Admin > Comptes > Membres > Gerer les comptes d'export mettez une formule

On peut utiliser les wildcards suivants :
- %MEMBER_NUM
- %LASTNAME
- %FIRSTNAME
- %ACCOUNT_TYPE
- %AUTO_INCREMENT
- %AUTHENTICATION_LOGIN

On peut utiliser les fonctions suivantes :
- substr
- strtolower
- strtoupper

Exemples :
- 411+%LASTNAME vous créera un compte d'export 411dupont,411dupond,....
- 411+%MEMBER_NUM vous créera un compte d'export 411XXXXX,.... (l'intitulé XXXXXX est le champ Numéro de membre qui est inscrit sur la fiche personnelle de vos clients. A vous de vérifier l'unicité de cette valeurs)
- 411+%LASTNAME+substr(%FIRSTNAME,0,1) vous créera un compte d'export 411dupontf,411dupontt,....
- 411+%ACCOUNT_TYPEE vous créera un compte d'export 41100045,4110005,.... Le numéro ACCOUNT est interne à OF et il sera unique
- 411+%AUTO_INCRENENT vous créera un compte d'export : 41100001, 41100002,....,4110000x
- 01+%AUTHENTICATION_LOGIN vous créera un compte d'export : 01XXXX (où XXX correspond à l'identifiant du client)

==Doit-on saisir les codes d'export avant de saisir des mouvements ?==
C'est inutile ! Vous pouvez même modifier vos codes d'export à n'importe quel moment. Ces codes ne sont jamais utilisés dans l'application OpenFlyers. Ils sont utilisés uniquement pour générer le fichier d'export.

==Comment est effectuée la répartition des journaux dans les exports comptables ?==
Les codes des journaux ne sont pas paramétrables : voici ceux utilisés dans les exports comptables :
* les transactions liées aux vols sont dans un journal de vente VT,
* les règlements sont dans un journal de banque BQ,
* tous les autres mouvements sont dans un journal d'ordres divers OD

==[[Use_Accounting3#Passage_d.27un_exercice_comptable_.C3.A0_l.27autre|Comment réaliser le passage d'un exercice comptable à l'autre ?]]==

==Comment exporter les écritures ?==

Dans le bas de la page Admin > Comptes > Import/export vous avez soit
*le message
Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export :
Julien Julien (Pilote)

Dans ce cas le programme vous indique les comptes qui n'ont pas de compte d'export. Voir la rubrique [[#A_quoi_servent_les_comptes_d.27export_.3F|A quoi servent les comptes d'export ?]]

*un formulaire qui vous permet de faire les exports
Choisissez le format d'export et cocher ou non la case "Marquer les écritures".

'''Attention : il faut prendre soin de réaliser un premier export sans "Marquer les écritures".'''

'''Le but est de vérifier que le format de l'export correspond bien au format souhaité par le logiciel où sont importées les données (lisible avec un traitement de texte).'''

'''De plus, il faut toujours, pour chaque export, faire la manipulation au moins une fois sans valider au cas où il y aurait une coupure internet lors de la réception du fichier.'''

'''Une fois marquées, les écritures exportées ne peuvent plus être modifiées!!!'''

Sélectionner la période d'exportation

Attention, ne soyez pas trop gourmand dans les dates d'export, selon la taille de votre club et les mois chargés (15 jours à 3 mois selon votre volume de vols). Si vous avez un fichier d'export dénommé index.php c'est que votre demande était trop forte.

==Erreur HTTP 500 ou 504 lors d'un export==
Si vous rencontrer une erreur de ce type cela veut dire que le fichier d'export à générer est trop gros.

La solution consiste à scinder l'export en plusieurs morceaux en modifiant les dates à prendre en compte.

==Comment retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export ?==
Dans le module de gestion des exports, vous pouvez avoir un message qui dit :
"La 1ère écriture NON VALIDEE date de 06/01/2008 00:00 et il y en a 408"
Cela veut dire qu'il y a au moins un vol, un paiement ou un transfert de compte qui date du 6 janvier 2008 qui n'a pas été validé.

Pour vérifier les vols restant à valider, il suffit d'aller dans Admin > Vols > Liste des vols puis "Valider les vols sélectionnés" pour chaque avion

Pour vérifier les paiements restant à valider, il suffit d'aller dans Admin > Comptes > Pointer et choisir chaque type de paiement.

Pour vérifier les transferts, il suffit d'aller dans Admin > Comptes > Valider les flux puis valider les transferts.

De plus, le nombre d'écritures non validées correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.

Enfin, OpenFlyers ne vous permettra d'exporter QUE la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il vous empêche d'exporter une période qui inclut cette écriture.

=Comment revenir sur une écriture saisie ?=
*Soit l'écriture n'est pas validée (elle apparaît en vert, gras, italique) : vous pouvez alors modifier ou supprimer l'écriture
*Soit l'écriture est validée (elle apparaît en noir, "droit") : dans ce cas, vous ne pouvez pas revenir sur cette écriture. Il s'agit d'un principe fondamental de traçabilité comptable. En effet, si vous pouviez faire "disparaître" une écriture validée, alors vos utilisateurs pourraient croire qu'ils ont "rêvé" en voyant une écriture un jour et en ne la voyant plus le lendemain. Par contre, vous pouvez toujours passer une contrepartie qui annule l'effet d'une écriture qui n'aurait pas due exister. Ainsi, les utilisateurs verront la première écriture et également la seconde.

=Comment mettre en place des alertes par e-mail pour les soldes insuffisants ?=
*'''Configuration > Paramétrage'''
*Formulaire '''Gestion des comptes'''
*Renseigner le champ '''Seuil de compte pour l'envoi d'email d'alerte :'''
*Renseigner le champ '''Fréquence de rappel pour l'envoi d'email d'alerte :'''
*Cliquer sur '''Valider'''

=Alertes de configuration=
==Message d'erreur avec nombre de membres sans compte==
ALERTE DE CONFIGURATION :
La gestion des comptes est activée mais il y a 3 membre(s) qui n'a (ont) pas de compte

Ce message survient si des membres non pas de compte de défini. Chaque utilisateur avec le statut membre et appartenant à un groupe doit avoir au moins un compte, sinon aucun mouvement ne sera autorisé pour cet utilisateur
Allez dans la page Admin > Comptes > Membres et cliquer sur l'icône rouge

Si le nombre est négatif (- 3) cela signifie qu'il y a des membres avec des comptes alors qu'ils n'appartiennent à aucun groupe (Ceci a pu ce produire avant la correction d'un bug qui ne verrouillait pas cette situation)
Aller dans Admin > Club > Utilisateurs repérez les membres dont le Groupe est vide et affectez lui un groupe

Si vous créer de "Faux" utilisateurs pour des besoins de gestion, il ne faut pas leur attribuer de Groupe. Ceci bloquera une éventuelle utilisation de ce compte pour une opération comptable
==Vol sans écriture comptable==
ALERTE DE CONFIGURATION :
Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol
01 01 2000 F-ABCD DUPONT Pierre 1:32
Ce message survient lorsqu'il y a un trou dans le paramétrage de la tarification des heures de vols : le vol saisi ne correspond à aucune des règles définies et par conséquent aucun mouvement comptable n'est créé (alors que le vol lui est bien créé).

Pour corriger ce problème, il faut regarder pour ce vol :
*Le type d'aéronef
*Les types de vols
*Le groupe auquel appartient le pilote
Et ensuite regarder dans les règles de tarification, la ou les règles qui devraient s'appliquer et détecter pourquoi dans le cas présent la où les règles ne s'appliquent.

Il faut notamment faire attention aux exclusions des types de vol qui peuvent avoir été attribuées aux règles de tarification.

Si ce vol a été validé, alors il faut le faire dé-valider par l'équipe OpenFlyers. Cette opération est soit incluse soit en sus de votre abonnement.

Accueil

2016-03-24T13:20:21Z

Ltremblet :

[[File:2013-OF4-launch.gif|right|link=OF_doc4-fr:Montée-de-version]]

Bienvenue sur la documentation de la '''version 1''' d'OpenFlyers.

Cette version est obsolète. Les versions en vigueurs sont les versions 3 et 4.

Vous pouvez retrouver leur documentation sur les pages suivantes :
*[[OF_doc3-fr:Accueil|Documentation OpenFlyers version 3]]
*[[OF_doc4-fr:Accueil|Documentation OpenFlyers version 4]]

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=Présentation=
*[[Bien débuter avec OpenFlyers|Bien débuter avec OpenFlyers]]
*[[Formations OpenFlyers|Formations OpenFlyers]]

=FAQ=
*[[FAQ client|FAQ clients]]
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*[[FAQ comptabilité|FAQ comptabilité]]
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=Documentation Administrateurs=
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==Comptabilité==
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===Facturation client===
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===FAQ comptabilité===
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=Documentation Utilisateurs=
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